동문회 등 비법인 단체와 월 30회 이상 정기적으로 거래할 때 세금계산서 등 적격 증빙을 받기 어려운 경우 비용처리는 어떻게 해야 하나요?

비법인 단체인 동문회와 정기적으로 거래하며 세금계산서 등 적격 증빙을 받기 어려운 경우에도 비용 처리는 가능하지만, 몇 가지 유의사항이 있습니다.

• 사업 관련성 입증: 해당 지출이 사업 활동과 직접적인 관련이 있음을 명확히 입증해야 합니다. 예를 들어, 동문회 행사에 대한 협찬이나 사업 홍보 목적 등 구체적인 사업 목적을 증명할 수 있는 내부 결의서, 회의록, 지출 목적 설명 서류 등을 함께 보관하는 것이 중요합니다.
• 적격 증빙 수취 노력: 원칙적으로 3만 원을 초과하는 지출에 대해서는 신용카드 매출전표, 현금영수증, 계산서, 세금계산서 등 적격 증빙을 수취해야 합니다. 비법인 단체로부터 세금계산서 발행이 어렵다면, 계좌이체 내역, 간이영수증, 또는 동문회 명의의 지출 확인서 등을 확보하여 거래 사실을 입증해야 합니다.
• 증빙불비가산세: 적격 증빙을 수취하지 못한 경우, 해당 지출액의 2%에 해당하는 증빙불비가산세가 부과될 수 있습니다. 다만, 가산세를 부담하더라도 지출 사실이 명확하고 사업 관련성이 인정되면 비용으로는 처리할 수 있습니다.
• 기타소득 처리 고려: 동문회에 지급하는 금액이 상금이나 포상금 성격이라면 기타소득으로 분류될 수 있으며, 이 경우 4.4%의 세금을 원천징수하고 지급명세서를 제출해야 적격 증빙으로 인정받을 수 있습니다.