직원의 학원비 지원 시 사업비 처리 절차와 필요한 증빙 서류는 무엇인가요?

직원의 학원비 지원 시, 해당 교육비가 업무와 직접적으로 관련이 있고 적격 증빙 서류를 갖추었다면 사업비(복리후생비)로 처리할 수 있습니다. 이 경우 직원의 근로소득에 포함되지 않아 비과세 혜택을 받을 수 있습니다.

사업비 처리 절차 및 필요 서류:

1. 업무 관련성 입증: 교육 내용이 직원의 직무 능력 향상과 직접적으로 관련이 있음을 객관적으로 입증해야 합니다. 예를 들어, 직무 관련 교육 과정 안내서, 교육 목표 등이 포함된 내부 보고서 등이 필요할 수 있습니다.
2. 적격 증빙 서류 확보: 교육기관에서 발급한 계산서, 세금계산서, 영수증 등 교육비 지출을 증명할 수 있는 서류를 반드시 수취해야 합니다. 만약 교육기관이 면세사업자라면 계산서나 신용카드매출전표를 받으면 됩니다.
3. 내부 승인 절차: 학원비 지원에 대한 회사의 내부 승인(결재) 절차를 거쳐야 합니다. 이는 복리후생 규정이나 관련 결재 서류로 증빙될 수 있습니다.
4. 비용 처리: 위 요건을 충족하는 경우, 해당 교육비는 회사의 복리후생비 또는 교육훈련비로 손금 처리할 수 있습니다. 이 경우 직원의 근로소득으로 간주되지 않아 원천징수 및 원천세 신고 의무가 발생하지 않습니다.

주의사항:

• 만약 교육이 직무와 직접적인 관련이 없거나 개인적인 능력 향상을 위한 목적이라면, 해당 지원금은 직원의 근로소득으로 간주되어 원천징수 대상이 됩니다.
• 교육 기간이 6개월 이상인 경우, 교육 종료 후 해당 기간 이상을 회사에 근무해야 비과세 요건이 충족될 수 있습니다.
• 자녀 교육비 지원은 원칙적으로 근로소득에 포함되어 과세 처리됩니다.