지출증빙 서류는 일반적으로 지출결의서 뒤에 첨부하여 편철합니다. 편철 시에는 비목과 지출결의서 일자 순서대로 정리하는 것이 일반적입니다.
신용카드 전표와 같이 시간이 지나면 글자가 희미해지는 증빙은 A4 용지에 복사한 후 원본을 옆에 붙여 보관하는 것이 좋습니다. 또한, 증빙자료를 축소 복사하여 글자 확인이 어렵게 하거나 양면 복사를 하는 것은 피해야 합니다. 각 증빙자료는 낱장으로 A4 용지에 부착하여 지출결의서에 첨부하는 것이 좋습니다.
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