비상주 오피스 이용 시 세무서 현장 실사에 대비하는 방법은 무엇인가요?

비상주 오피스를 이용하시는 경우, 세무서 현장 실사에 대비하기 위해서는 실제 사업장으로서의 실체를 충분히 입증할 수 있도록 준비하는 것이 중요합니다.

세무 실사에 대비하기 위한 구체적인 방법은 다음과 같습니다.

1. 주소 사용 권리 증명: 임대차 계약서 등 해당 주소를 실제 사용할 권리가 있음을 명확히 증명하는 서류를 잘 보관해야 합니다.
2. 회사명 표지판 비치: 사무실 입구 또는 로비에 회사명 표지판이나 명판을 비치하여 실제 사업장임을 알 수 있도록 해야 합니다.
3. 우편물 관리 체계 구축: 우편물 수신, 발신 및 보관 체계를 구축하고 관련 기록을 유지해야 합니다. 세무서 등에서 발송되는 우편물을 안전하게 수령하고 전달할 수 있는 시스템이 필요합니다.
4. 업무 시설 확보 및 이용 기록: 책상, 의자, OA 기기, 회의실 등 실제 업무에 사용할 수 있는 시설을 확보하고, 해당 시설의 이용 현황을 기록으로 남겨두는 것이 좋습니다.
5. 사업 관련 서류 보관: 세무·회계 장부, 거래명세서, 세금계산서 등 사업 관련 서류를 체계적으로 보관해야 합니다.
6. 현장 응대 준비: 현장 실사가 나올 경우를 대비하여 상주 매니저나 담당자를 배치하고, 방문 시 즉시 응대할 수 있도록 준비해야 합니다. 또한, 필요 시 회의실이나 공용 공간을 실제 사용할 수 있는 권리가 있음을 증명할 수 있어야 합니다.
7. 정기적인 세무 신고: 정기적인 세무 신고 및 납부를 정확하게 이행하고, 세무서에 제출한 자료와 실제 사용 상황이 일치하도록 관리하는 것이 중요합니다.