비상근 임원에게 지급되는 경비에 대한 지급 규정은 어떻게 마련해야 하나요?

비상근 임원에게 지급되는 경비에 대한 지급 규정을 마련할 때는 해당 경비가 실비변상적 성격을 가지도록 명확히 하는 것이 중요합니다. 이는 지급되는 경비가 근로의 대가로 간주되어 과세 대상이 되는 것을 방지하기 위함입니다.

지급 규정 마련 시 고려사항:

1. 실비변상적 성격 명확화: 지급되는 경비가 업무 수행과 관련하여 실제로 발생한 비용을 보전해 주는 성격임을 명확히 해야 합니다. 예를 들어, 회의 참석을 위한 교통비, 식비 등이 이에 해당할 수 있습니다.
2. 지급 대상 및 범위 명시: 어떤 비상근 임원에게 어떤 종류의 경비를, 얼마까지 지급할 수 있는지 구체적으로 명시해야 합니다. 예를 들어, 이사회 참석 시 발생하는 교통비 및 식대는 실비 범위 내에서 지급 가능하다고 규정할 수 있습니다.
3. 증빙 서류 제출 의무화: 경비 지급 시에는 반드시 관련 증빙 서류(영수증 등)를 제출하도록 하여 실제 지출 사실을 입증하도록 해야 합니다.
4. 지급 기준 및 절차: 경비 지급의 기준과 절차를 명확히 하여 투명성을 확보해야 합니다. 예를 들어, 경비 신청 및 승인 절차, 지급 시기 등을 규정할 수 있습니다.
5. 정관 또는 내부 규정 반영: 이러한 지급 규정은 정관이나 이사회 결의를 통해 마련된 내부 규정에 명시하는 것이 좋습니다. 이는 법적 효력을 갖추고 임직원들에게 명확한 기준을 제시하는 역할을 합니다.

주의사항:

• 실비변상적 성격을 넘어서는 과도한 금액이나, 업무와 무관한 경비는 근로소득으로 간주되어 세금이 부과될 수 있습니다.
• 명확한 지급 규정 없이 임의로 지급되는 경비는 손금으로 인정받지 못하거나 법인세 추징 대상이 될 수 있습니다.