전자문서로 보관된 거래명세서의 법적 효력은 어떻게 되나요?

전자문서로 보관된 거래명세서는 특정 요건을 충족하는 경우 종이 원본과 동일한 법적 효력을 가집니다.

전자문서가 법적 효력을 갖기 위해서는 다음 요건을 충족해야 합니다:

1. 열람 가능성: 전자문서의 내용을 쉽게 열람할 수 있어야 합니다.
2. 재현 가능성: 작성, 변환, 송수신, 저장 시의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어야 합니다.
3. 보존성: 증거로 사용할 수 있도록 보존되어야 합니다.

또한, 전자문서의 보관 의무를 갈음하기 위해서는 다음 사항들을 추가로 충족해야 합니다:

• 가시성 및 검색 기능: 전자기록은 쉽게 보고 검색할 수 있어야 합니다.
• 입력 순서 확인: 자료가 입력된 순서를 확인할 수 있어야 합니다.
• 수정·추가·삭제 내용 확인: 전자기록의 수정, 추가, 삭제 이력을 확인할 수 있어야 합니다.
• 구체적인 정보 포함: 거래자, 거래품목, 거래연월일, 수량, 단가, 공급가액 등 구체적인 거래 정보가 포함되어야 합니다.
• 통제사항 보존: 전자기록과 관련된 통제사항을 보존해야 합니다.
• 전산매체 보존 및 관리: 과세기간별로 전산매체에 복사(Back-up)하고, 분실·도난 및 훼손에 대비하여 잠금장치가 있는 국내 보관장소에 보존·관리해야 합니다.
• 표지 부착: 보존·관리하는 전산매체에는 자료의 종류, 과세기간, 보존기한, 작성연월일, 담당자 등을 기재한 표지를 부착해야 합니다.

다만, 작성자가 기명날인 또는 서명해야 하는 장부와 서류는 원본을 보존해야 합니다.