개인정보보호법상 퇴사자 데이터 보관 기간이 지난 후에도 데이터를 계속 보유해도 세무상 문제는 없나요?

개인정보보호법상 보존 기간이 지난 퇴사자 데이터를 계속 보유하더라도 세무상 문제는 발생하지 않습니다.

세법에서는 일반적으로 장부 및 증거 서류를 거래 사실이 속하는 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하도록 규정하고 있습니다. 따라서 5년이 경과한 자료는 보존 의무가 소멸되어 삭제하더라도 세무상 문제는 없습니다.

다만, 개인정보보호법에 따라 퇴사자의 개인정보는 이용 목적이 달성되면 지체 없이 파기해야 하며, 다른 법령에서 보존 의무를 규정하는 경우에만 예외적으로 보관할 수 있습니다. 퇴사자 개인정보 파기 절차는 다음과 같습니다.

1. 개인정보 분리 보관 또는 파기: 퇴직일로부터 3개월 이내에 퇴사자 인사기록을 활용 DB에서 분리하거나 완전 삭제해야 합니다.
2. 보존 필요 항목만 별도 보관: 급여·퇴직금 정산 등 법적 보존 기간(최대 3~5년)이 필요한 서류만 별도로 보관하고, 그 외 개인정보는 삭제해야 합니다.
3. 파기 내역 기록: 파기 일자, 대상, 담당자 등을 기록한 '파기 이력 관리대장'을 유지해야 합니다.

퇴사자는 자신의 정보 삭제를 요청할 권리가 있으며, 회사는 이에 대해 10일 이내 처리 여부를 통보해야 합니다. 삭제 요청이 이행되지 않을 경우 개인정보보호위원회에 신고할 수 있습니다.