경위서 작성 시 유의사항은 무엇인가요?

경위서는 사건의 발생 원인과 경과를 객관적이고 중립적인 입장에서 기술하고, 본인의 과실이 있다면 반성하는 자세와 재발 방지 대책을 명확히 포함하여 작성해야 합니다.

한눈에 보기

경위서는 사건의 시작부터 마무리까지의 과정을 보고하는 문서로, 법률로 정해진 서식은 없으나 다음의 핵심 요소를 갖추어야 합니다.

왜 그런가요?

• 객관성 유지: 경위서는 개인적인 변명이나 주관적인 감정을 배제하고, 사실 관계를 중심으로 기술해야 합니다. 사건의 경과를 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 시간 순서대로 작성하는 것이 가장 효과적입니다.
• 책임 소재와 반성: 본인의 과실로 발생한 사건이라면 책임을 회피하려는 인상을 주지 않도록 주의해야 합니다. 자신의 잘못을 인정하고 반성하는 태도를 보여야 하며, 향후 동일한 실수를 반복하지 않겠다는 구체적인 재발 방지 대책을 제시하는 것이 중요합니다.
• 명확한 구성: 사건의 개요, 발생 원인, 경과, 결과 및 조치 사항을 항목별로 나누어 작성하면 읽는 사람이 상황을 쉽게 파악할 수 있습니다.

지금 해야 할 일

1. 사실 관계 정리: 사건 발생 일시, 장소, 관련 인물 등 핵심 정보를 육하원칙에 따라 정리합니다.
2. 원인 분석: 사건이 발생하게 된 근본적인 원인을 파악합니다.
3. 대책 수립: 사건 이후 취한 조치와 향후 재발을 막기 위한 구체적인 예방 방안을 마련합니다.
4. 문서 작성: 회사에서 요구하는 양식이나 표준 서식을 활용하여 간결하고 명확하게 작성합니다.

주의할 점

• 변명 지양: 단순히 사건의 이유를 변명하는 데 그치지 말고, 문제를 적극적으로 해결하려는 자세를 보여야 합니다.
• 사외용 경위서: 거래처 등 사외용으로 제출하는 경우에는 수신인의 직급에 맞추어 격식을 갖추고, 피해에 대한 진심 어린 사과와 주의를 기울이겠다는 내용을 포함해야 합니다.
• 잦은 제출 주의: 과실로 인한 경위서 제출이 반복되면 인사고과에 불리하게 작용할 수 있으므로, 평소 규정을 준수하여 실수를 예방하는 것이 최선입니다.