26년 1월 1일 갱신인 경우 25년과 26년 서류를 한꺼번에 제출하지 않는다면 어떻게 작성해야 하나요?

근로계약 갱신 시 서류 제출은 갱신된 계약의 효력이 발생하는 시점을 기준으로 작성하며, 2026년 1월 1일 갱신 건은 2026년도 서류로 작성하여 제출하시면 됩니다.

근로기준법상 근로계약서 등 중요한 서류는 근로관계가 끝난 날부터 3년간 보존해야 할 의무가 있으나, 이는 서류를 '보관'하는 의무이지 갱신 시마다 과거의 모든 서류를 한꺼번에 제출해야 한다는 의미는 아닙니다. 갱신 계약 시에는 다음과 같이 처리하십시오.

1. 갱신 계약서 작성: 2026년 1월 1일부로 새롭게 갱신되는 근로조건(임금, 근로시간 등)을 반영하여 2026년도 근로계약서를 작성하고 당사자 간 서명·날인하십시오.
2. 서류 보존: 기존 2025년도 계약서는 근로관계가 계속되는 동안 별도로 보관하고, 2026년도 갱신 계약서는 새로 작성된 시점부터 보관을 시작합니다.
3. 제출 의무: 행정기관이나 세무서 등에 제출해야 하는 서류(예: 외국인근로자 고용허가 연장 신청 등)가 있다면, 해당 기관에서 요구하는 갱신된 계약서 사본을 제출하시면 됩니다. 이때 과거의 계약서까지 모두 제출할 필요는 없으며, 현재 유효한 갱신 계약서가 증빙 자료가 됩니다.

만약 특정 행정 절차에서 과거 서류를 요구하는 특수한 상황이 아니라면, 2026년 1월 1일 갱신 시점에는 2026년도 계약서만 적법하게 작성하여 비치 및 제출하시면 충분합니다.