해외출장비 지급규정 존재 여부를 확인하기 위해 회사에 어떤 서류를 요청해야 하나요?

해외출장비 지급 규정의 존재 여부를 확인하기 위해서는 회사의 취업규칙 또는 여비 지급 규정(출장비 지급 규정)을 요청하여 확인해야 합니다.

취업규칙은 근로자의 근로조건과 복무규율을 정한 사내 규범으로, 상시 10인 이상의 근로자를 사용하는 사업장은 반드시 작성하여 고용노동부에 신고해야 합니다. 이 취업규칙 내에 출장비 지급에 관한 사항이 포함되어 있는지 먼저 살펴보아야 합니다.

만약 취업규칙에 구체적인 내용이 없다면, 별도로 제정된 '여비 규정'이나 '출장비 지급 지침' 등 사내 인사·재무 관련 규정을 요청하시기 바랍니다. 이러한 서류에는 출장 목적, 출장지, 출장 기간에 따른 실비 정산 기준이나 일비·숙박비·식비 등의 지급 한도가 명시되어 있습니다.

확인 시 유의사항:

• 지급 기준의 명문화: 규정이 명문화되어 있어야 세무상 실비변상적 급여로 인정받아 비과세 혜택을 받거나 법인의 손금(비용)으로 인정받기가 수월합니다.
• 실비 정산 원칙: 규정이 있더라도 실제 업무 수행을 위해 지출된 비용임을 입증할 수 있는 객관적인 증빙(신용카드 매출전표, 세금계산서, 현금영수증 등)이 반드시 동반되어야 합니다.
• 규정 부재 시: 만약 사내 규정이 없다면, 회사의 관행이나 과거 출장비 지급 사례를 확인할 수 있는 내부 결재 문서 등을 통해 지급 기준을 파악해야 합니다. 다만, 세무 리스크 방지를 위해 향후에는 합리적인 지급 기준을 명문화하는 것이 권장됩니다.