전자문서로 보관 중인 인사 서류도 종이 서류와 동일한 보존기간이 적용되나요?

전자문서로 보관 중인 인사 서류도 종이 서류와 동일한 보존기간이 적용됩니다.

근로기준법에 따라 사용자는 근로자 명부 및 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 할 의무가 있으며, 남녀고용평등법에 따른 관련 서류 또한 3년간 보존해야 합니다. 이때 해당 서류들은 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서 형태로 작성 및 보존할 수 있습니다.

주요 보존 대상 및 기간

• 보존 기간: 근로관계가 종료된 날 또는 서류 작성이 완결된 날로부터 3년입니다.
• 보존 대상 서류: 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직 관련 서류, 휴가 관련 서류, 성희롱 예방 교육 관련 서류 등이 포함됩니다.

주의사항

• 전자문서로 보존할 경우에도 법령에서 정한 보존기간을 준수해야 하며, 필요시 언제든 내용을 확인할 수 있는 상태로 유지해야 합니다.
• 만약 보존 의무를 위반하여 서류를 보존하지 않을 경우, 관련 법령에 따라 과태료가 부과될 수 있으므로 주의가 필요합니다.