연말정산 원천징수 상황이행신고서를 급여대장처럼 근로자에게 배부하고 서명을 받아 보관해야 할 법적 의무가 있나요?

말씀하신 원천징수이행상황신고서는 교직원에게 배부하거나 서명을 받아 보관하는 서류가 아닙니다. 회사(원천징수의무자)가 원천징수 내역을 세무서에 신고하는 서류이므로, 급여대장처럼 직원에게 나눠 주는 절차와는 성격이 다릅니다.

「소득세법 시행령」 제185조에 따르면 원천징수의무자는 원천징수이행상황신고서를 관할 세무서장에게 제출합니다. 연말정산분도 신고서에 반영해 신고·납부하는 것이지, 신고서를 직원들에게 배부하는 것이 아닙니다. 따라서 직원에게 배부하지 않았다는 이유만으로 신고서 배부 의무를 위반했다고 보기는 어렵습니다. 제공된 기준에서도 이 신고서를 직원에게 배부하거나 직원 서명을 받도록 한 의무는 확인되지 않습니다.

다만 직원에게 주는 서류는 따로 있습니다. 근로소득 원천징수영수증은 연말정산 결과를 확인하는 개인별 서류로, 원칙적으로 해당 과세기간 다음 해 2월 말일까지 근로자에게 발급해야 합니다. 연말정산분 원천징수이행상황신고서의 제출·납부 기한은 일반적으로 다음 해 3월 10일입니다. 두 서류는 이름이 비슷해 혼동하기 쉽지만, 하나는 세무서에 신고하는 서류이고 다른 하나는 근로자에게 발급하는 서류입니다.

따라서 내부적으로 배부 확인용 대장을 만들거나 신고서 사본에 서명을 받는 것은 회사의 관리 방식으로 둘 수 있지만, 그것이 법정 신고서의 필수 배부 절차라고 볼 근거는 없습니다. 실제로 점검할 부분은 신고서 제출·세액 납부가 기한 내 이뤄졌는지, 근로자별 원천징수영수증을 발급했는지입니다.