접대비는 기업이 업무와 관련하여 거래처 등에게 지출하는 비용으로, 세법상 일정한 한도 내에서만 손금으로 인정됩니다. 접대비를 비용으로 인정받기 위해서는 업무 관련성과 특정인에 대한 지출이라는 두 가지 조건을 충족해야 합니다.
접대비는 지출 건당 3만원(경조금은 20만원)을 초과하는 경우 반드시 적격증빙(신용카드, 계산서, 세금계산서, 현금영수증 등)을 갖춰야 합니다. 법인의 경우 법인카드로 지출한 접대비만 비용으로 인정되며, 임직원 개인카드는 인정되지 않습니다. 예외적으로 해외 지출이나 사업자등록이 없는 농어민에게 지출하는 경우 등에는 정규증빙 없이도 인정될 수 있으나, 농어민의 경우 금융기관 송금명세서를 제출해야 합니다.
접대비 한도는 기본 한도와 수입금액별 한도를 합산하여 계산됩니다. 중소기업의 경우 기본 한도는 연 3,600만원이며, 일반 기업은 연 1,200만원입니다. 또한, 수입금액에 따라 추가 한도가 적용됩니다. 문화접대비는 일반 접대비 한도 외에 추가로 인정될 수 있으며, 문화접대비 지출액과 일반 접대비 한도액의 20% 중 적은 금액이 한도로 적용됩니다.
상품권 접대비의 경우 법인카드 또는 사업자카드로 결제해야 하며, 상품권 지급대장을 작성하여 지급일, 지급처, 지급금액, 지급이유, 지급받은 자의 정보 등을 상세히 기록해야 합니다. 지급 대상에 따라 근로소득 또는 기타소득으로 소득신고를 해야 할 수도 있습니다.