직원들이 타사 직원들과 회의 시 개인카드로 커피를 결제한 경우에도 복리후생비로 비용처리가 가능한가요?

직원들이 타사 직원들과 회의 시 개인카드로 커피를 결제한 경우, 해당 지출이 법인의 업무와 직접 관련되어 사용된 것으로 인정된다면 복리후생비로 비용 처리가 가능합니다.

• 업무 관련성 입증: 개인카드로 결제했더라도 업무 관련성이 명확하고 적절한 증빙(영수증, 지출결의서 등)을 갖추면 법인의 경비로 인정받을 수 있습니다.
• 계정과목 분류: 직원의 야근 식대 등 업무와 관련된 식사 비용으로, 모든 직원이 공통적으로 혜택을 받는 경우 복리후생비로 처리할 수 있습니다. 다만, 거래처 등 외부 관계자와의 식사 비용으로 사업과 관련하여 접대 목적으로 지출된 경우에는 접대비로 처리해야 합니다. 접대비는 5만원 이상 현금 사용 시 법인카드 사용이 의무입니다.
• 증빙의 중요성: 비용 처리를 위해서는 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증 등의 정규 증빙 수취가 필수적입니다. 증빙을 받기 어려운 경우에는 거래장 사본과 금융기관 이체 등의 객관적인 증거를 남겨두어야 합니다.
• 이중 공제 방지: 직원 개인카드로 사용한 금액이 경비 처리로 인정되었다면, 직원의 연말정산 시 신용카드 소득공제 금액에서 해당 금액을 차감하여 이중 공제되지 않도록 주의해야 합니다.