출장비 관련 증빙은 어떻게 관리해야 하나요?

출장비 관련 증빙은 업무 관련성을 입증하고 비과세 혜택을 받기 위해 체계적으로 관리해야 합니다.

1. 기본 필요 서류

• 출장 명령서 또는 승인서: 출장의 목적, 기간, 장소가 명시된 공식 문서입니다.
• 출장 보고서: 출장의 목적, 활동 내역, 결과를 상세히 기록한 보고서입니다.
• 교통비 영수증: 비행기, 기차, 택시 등 모든 교통수단 이용 영수증을 확보해야 합니다.
• 숙박비 영수증: 호텔이나 숙박시설 이용 영수증이 필요합니다.
• 식비 영수증: 출장 기간 중 발생한 식사 비용 영수증을 준비해야 합니다.
• 기타 비용 영수증: 회의비, 통신비 등 출장과 관련된 기타 비용의 영수증도 포함됩니다.

2. 국내 출장 시 특례

• 회사의 출장비 지급 규정에 따라 정해진 금액을 지급하는 경우, 지출결의서 등 객관적인 자료로 지급 사실이 확인되면 개별 영수증 없이도 비과세 처리가 가능합니다.
• 단, 3만원을 초과하는 지출에 대해서는 적격 증빙이 필요합니다.

3. 해외 출장 시 특례

• 해외 출장비는 적격 증빙 수취 의무가 면제됩니다.
• 항공료, 현지 숙박비, 식비 등의 현지 영수증(형식 제한 없음)을 준비해야 합니다.
• 여행사 대행 수수료의 경우 세금계산서 등 법정 증빙이 필요합니다.

출장의 업무 관련성과 실비 변상 범위 내에서 지급된 경우에만 비과세 혜택을 받을 수 있습니다.