직원에게 기숙사를 무상으로 대여해줄 경우, 임차 비용은 급여인가 복리후생비인가?

직원에게 무상으로 기숙사를 제공하는 경우, 해당 임차 비용은 계약 주체 및 거주자에 따라 급여 또는 복리후생비로 처리될 수 있습니다.

결론적으로,

• 임차인이 직원 본인인 경우: 회사가 월세를 대신 부담하면 직원의 근로소득으로 간주되어 급여에 포함되며, 이에 따라 원천징수하게 됩니다. 즉, 인건비로 처리됩니다.
• 임차인이 법인인 경우:
  • 회사의 임원(소액주주 제외)이나 친족이 거주하는 경우, 경비처리가 불가하며 인건비로 처리됩니다.
  • 친족이 아닌 일반 직원이 거주하는 경우, 복리후생비로 경비처리가 가능합니다.

근거:

1. 임차인이 직원인 경우: 직원이 직접 계약하고 회사가 월세를 지원하면, 이는 직원에게 제공되는 경제적 이익으로 간주되어 근로소득에 포함됩니다. 따라서 인건비로 처리되며, 해당 금액은 원천세 신고 시 급여에 포함하여 신고해야 합니다.
2. 임차인이 법인인 경우:
   • 법인 명의로 계약하고 직원에게 제공하는 경우, 복리후생비로 처리될 수 있습니다. 다만, 이는 직원의 지위에 따라 달라집니다.
   • 회사의 임원이나 친족이 거주하는 경우, 이는 특수관계인에 대한 이익 제공으로 보아 경비처리가 제한되며 인건비로 처리됩니다.
   • 일반 직원이나 비출자 임원(소액주주 포함)이 거주하는 경우, 회사의 복리후생비로 경비처리가 가능합니다.

추가적으로, 종업원에게 제공되는 사택의 임차료나 일반관리비는 복리후생비로 경비처리가 가능하지만, 냉난방비, 전기, 수도, 가스, 전화요금 등은 근로자의 개인 생활비로 간주되어 근로자의 소득으로 과세될 수 있습니다.

경비처리를 위한 필요 서류:

• 해당 주택의 임대차계약서
• 월세 등 이체내역 (통장 거래명세서, 계좌이체 영수증 등)
• 사내 복리후생 규정 (기숙사 비용이 포함된 경우)
• 사업 필요성 및 공평성 자료 (내부 보고서, 직원 명단 등)
• 공과금 구분 내역서 (개인 생활비와 공용비 구분)