공동명의 사업자가 사무용 오피스텔을 공동사업자 간의 계약으로 경비 처리하는 경우, 어떤 방식으로 계약하는 것이 좋은가요?

공동명의 사업자가 사무용 오피스텔을 공동사업 경비로 처리하기 위해서는, 해당 오피스텔이 사업 운영에 필수적으로 사용된다는 점을 명확히 하고 공동사업자 간의 합의를 서면으로 남기는 것이 중요합니다. 이를 위해 다음과 같은 방식으로 계약을 진행하는 것이 좋습니다.

1. 사업 관련성 입증: 오피스텔이 공동사업의 운영을 위한 회의 장소, 업무 공간 등으로 필수적으로 사용됨을 입증할 수 있어야 합니다.
2. 공동사업자 간 약정 명확화: 동업계약서 등에 오피스텔 사용에 대한 명확한 약정을 포함해야 합니다. 예를 들어, 누가 오피스텔을 사용하고, 사용료는 어떻게 분담하며, 임대차 계약은 어떻게 체결할 것인지 등을 구체적으로 명시합니다.
3. 임대차 계약 체결: 공동사업자 중 1인 또는 공동사업자 명의로 오피스텔 임대차 계약을 체결합니다. 만약 특정 공동사업자 명의로 계약하는 경우, 다른 공동사업자가 해당 사업자에게 임차료를 지급하는 형태의 약정을 명확히 해야 합니다.
4. 증빙 서류 확보: 임차료 납부 영수증, 관리비, 공과금 납부 내역 등 실제 비용 지출을 증명할 수 있는 서류를 철저히 갖추어야 합니다. 또한, 사업용으로 사용되었음을 입증할 수 있는 계약서, 세금계산서, 영수증 등을 확보해야 합니다.
5. 개인적 사용 배제: 해당 오피스텔이 특정 공동사업자 개인의 주거용이나 사적 용도로 사용되지 않도록 해야 합니다. 만약 개인적인 용도로 사용된다면 해당 부분은 경비로 인정받기 어렵습니다.

이러한 절차를 통해 오피스텔 관련 비용을 공동사업 경비로 처리할 경우, 세무 당국에서 개인적인 비용으로 간주하는 것을 방지하고 적법하게 필요경비로 인정받을 수 있습니다.