업무추진비 지출 시 필요한 적격 증빙의 종류와 해당 증빙이 필요한 경우에 대해 알고 싶습니다.

업무추진비로 인정받기 위해서는 지출의 성격과 금액에 따라 적격 증빙을 갖추어야 합니다. 적격 증빙은 거래의 정당성을 입증하는 중요한 서류이며, 이를 갖추지 못할 경우 세무상 불이익이 발생할 수 있습니다.

1. 적격 증빙의 종류

• 세금계산서 및 계산서: 부가가치세가 과세되는 재화 또는 용역을 공급받은 경우 공급자로부터 발급받는 서류입니다.
• 신용카드 매출전표: 법인 명의의 신용카드, 직불카드, 기명식 선불카드 등으로 결제한 경우 발급받는 전표입니다. (개인 명의 카드 사용 시에는 업무 관련성이 입증되어야 하며, 3만원 초과 시에는 법인 명의 카드 사용이 원칙입니다.)
• 현금영수증 (지출증빙용): 현금으로 재화 또는 용역을 구매하고 발급받는 영수증입니다.

2. 적격 증빙이 필요한 경우

• 3만원 초과 지출 시: 건당 지출 금액이 3만원(부가가치세 포함)을 초과하는 경우에는 반드시 위 적격 증빙 중 하나를 수취해야 합니다. 3만원 이하의 지출에 대해서는 적격 증빙이 필수는 아니지만, 거래 사실을 입증할 수 있는 영수증 등은 보관하는 것이 좋습니다.
• 기업업무추진비 (구 접대비): 특히 접대비 성격의 지출은 규제가 더욱 엄격하여, 1회 지출액 3만원(경조사비는 20만원)을 초과하는 경우 반드시 적격 증빙을 갖추어야 합니다. 그렇지 않으면 해당 금액 전액이 손금불산입(비용으로 인정되지 않음) 처리됩니다.

3. 적격 증빙 미수취 시 불이익

• 비용 불인정: 3만원 초과 지출 시 적격 증빙을 갖추지 못하면 해당 지출액은 비용으로 인정받지 못하여 법인세 부담이 증가할 수 있습니다.
• 가산세 부과: 증명서류 수취 불성실 가산세가 부과될 수 있습니다. (단, 접대비의 경우 비용 자체가 불인정되므로 가산세가 부과되지 않는 경우도 있습니다.)

따라서 업무추진비 지출 시에는 반드시 적격 증빙을 꼼꼼히 챙기고, 5년간 보관해야 합니다.