폐업한 거래처에 대한 대손상각 시 필요한 증빙 서류는 무엇인가요?

거래처가 폐업하여 외상매출금을 회수할 수 없게 된 경우, 이를 대손상각 처리하기 위해서는 세법상 요건을 충족하고 객관적인 증빙 서류를 갖추어야 합니다. 이는 손금으로 인정받아 법인세 또는 소득세 부담을 줄이고, 관련 부가가치세를 대손세액공제를 통해 환급받기 위함입니다.

1. 대손상각 처리를 위한 주요 증빙 서류

• 폐업 사실 증명: 거래처의 폐업 사실을 확인할 수 있는 서류로, 국세청 홈택스 등에서 발급받은 '폐업사실증명서'가 대표적입니다.
• 채권 회수 노력 증빙: 단순히 거래처가 폐업했다는 사실만으로는 대손 처리가 인정되지 않으며, 채권을 회수하기 위해 상당한 노력을 기울였음을 입증해야 합니다. 이에 대한 증빙 서류는 다음과 같습니다.
  • 내용증명 발송 기록: 채권 회수를 독촉하는 내용증명을 발송한 경우 해당 기록을 보관합니다.
  • 지급명령 신청 또는 소송 관련 서류: 법원에 지급명령을 신청하거나 소송을 제기한 경우 관련 서류를 제출합니다.
  • 재산 조사 보고서: 채무자의 재산 상태를 조사한 보고서가 있다면 증빙 자료로 활용될 수 있습니다.
  • 기타 채권 추심 관련 서류: 압류, 가압류, 가처분 신청 등 채권 회수를 위한 법적 조치를 취한 경우 관련 서류를 준비합니다.
• 회계 처리 증빙: 대손 처리 시점에 회계장부에 해당 채권을 회수 불능으로 손금 계상한 전표 등이 필요합니다.

2. 대손세액공제 신청 시 추가 필요 서류

대손상각 처리된 외상매출금에 포함된 부가가치세는 대손세액공제를 통해 환급받을 수 있습니다. 이를 위해서는 부가가치세 확정신고 시 '대손세액공제(변제) 신고서'와 함께 위에서 언급된 대손 사실을 증명하는 서류들을 제출해야 합니다.

3. 유의사항

• 각 증빙 서류는 사실관계를 명확히 확인할 수 있도록 정확하게 작성되어야 합니다.
• 채권 회수를 위한 노력은 객관적으로 입증 가능해야 하며, 소멸시효가 완성되지 않았더라도 사업 폐지로 인해 채권 회수가 불가능함을 입증하면 대손 처리가 가능할 수 있습니다.
• 중소기업의 경우, 회수기일이 2년 이상 경과한 외상매출금은 채무자의 무재산 등 회수불능 사실에 대한 별도의 입증 없이도 대손 요건을 충족하는 것으로 인정될 수 있습니다. (단, 특수관계인과의 거래로 발생한 외상매출금은 제외)
• 제출된 서류는 법인세 확정신고기한 이후 5년간 보관해야 합니다.