출장비 지급 시 증빙은 어떻게 준비해야 하나요?

출장비 지급 시 증빙 준비는 출장비의 성격에 따라 다릅니다.

1. 실비 변상적 성격의 출장비 (비과세 대상)

• 해외 출장 시 실제 소요된 항공료, 숙박비 등: 법인세법 제116조에 따른 지출증명서류(신용카드매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 등)에 의해 확인되는 금액은 근로소득에 해당하지 않습니다. 즉, 직원이 선지출 후 법인으로부터 정산받는 경우 해당 증빙이 있으면 근로소득으로 보지 않습니다.
• 자가운전보조금: 종업원 소유 차량을 업무에 이용하고 받는 월 20만원 이내의 금액은 실비변상적 급여로 비과세됩니다. 단, 이는 종업원 본인 명의 차량이어야 하며, 회사의 규칙 등에 따른 지급 기준에 따라 지급받고 실제 발생한 경비를 이중으로 정산받지 않는 경우에 해당합니다.
• 시내 교통비: 택시요금, 버스 요금 등은 지출결의서 등으로도 충분하며 법정지출증빙이 필수는 아닙니다. 다만, 영수증을 첨부하는 것이 좋습니다.

2. 근로소득으로 과세되는 출장비

• 실비 변상적 성격을 초과하는 금액: 실제 소요된 경비를 초과하여 지급받거나, 정액으로 지급받고 증빙이 없는 경우 등은 근로소득에 포함되어 과세될 수 있습니다.
• 자가운전보조금 초과분: 월 20만원을 초과하는 자가운전보조금은 근로소득으로 과세됩니다.

3. 기타 출장비 증빙

• 국내 출장비: 통상 숙박비, 교통비, 식대 등으로 구성되며, 회사의 출장비 지급 규정에 따라 정액으로 지급되는 경우 지출결의서 등으로 처리하는 경우가 많습니다. 다만, 3만원 초과 지출 시에는 세금계산서, 신용카드 매출전표 등 적격증빙을 수취해야 합니다.
• 해외 출장비: 항공료는 법정지출증빙 대상이 아니며, 현지 숙박비, 식비 등은 현지 영수증을 수취하는 것이 좋습니다. 여행사 대행 수수료는 세금계산서 등 법정지출증빙이 필요합니다.

출장비는 회사의 여비지급규정 등 합리적인 기준에 따라 지급되고, 출장 목적, 출장지, 출장 기간 등을 고려하여 실제 소요되는 비용을 충당할 정도의 금액이어야 비과세 대상에 해당합니다.