회사가 직원에게 통신비를 지원할 때 이를 비과세로 처리하기 위해 필요한 구체적인 증빙 서류는 무엇인가요?

직원에게 지급하는 통신비가 비과세 근로소득으로 인정받기 위해서는 해당 비용이 업무 수행을 위해 실제 지출되었음을 입증할 수 있는 객관적인 증빙 자료를 갖추어야 합니다.

한눈에 보기

통신비 지원금은 원칙적으로 과세 대상 근로소득이나, 업무 관련성이 입증되는 실비 정산분은 비과세 처리가 가능합니다. 이를 위해 통신비 요금 청구서, 사용 내역서, 사내 지급 규정 등을 구비해야 합니다.

왜 그런가요?

소득세법상 근로자가 받는 급여는 원칙적으로 과세 대상입니다. 다만, 업무 수행을 위해 지출된 비용이 객관적인 증빙을 통해 확인되는 경우, 이는 근로자의 소득이 아닌 회사의 업무 관련 비용으로 보아 근로소득에서 제외할 수 있습니다. 반면, 증빙 없이 매월 일정액을 정액으로 지급하는 경우에는 근로자의 소득으로 보아 과세하는 것이 원칙입니다.

지금 해야 할 일

1. 사내 통신비 지급 규정 마련: 직급별, 직무별(영업, 외근 등)로 업무 필요성에 따른 지급 기준과 한도를 명확히 규정한 사내 규정을 작성하세요.
2. 실비 정산 방식 운영: 일괄적인 정액 지급보다는 직원이 제출한 휴대폰 요금 청구서나 사용 내역서를 바탕으로 실제 업무 사용분을 확인하여 지급하는 실비 정산 방식을 운영하는 것이 안전합니다.
3. 증빙 자료 수취 및 보관: 매월 직원이 제출하는 휴대폰 요금 청구서 및 사용 내역서를 수취하여 보관하세요. 해당 내역에서 업무와 관련된 통화나 데이터 사용 사실을 확인할 수 있어야 합니다.

주의할 점

• 일괄 지급 시 과세: 모든 직원에게 동일한 금액을 정액으로 지급하거나, 업무 관련성에 대한 증빙 없이 지급하는 경우에는 근로소득으로 보아 소득세와 4대 보험료가 부과될 수 있습니다.
• 법인폰 지급: 법인 명의로 휴대폰을 개통하여 지급하는 방법도 있으나, 기기 관리 및 개인적 사용분 구분 등 관리 비용이 증가할 수 있으므로 실익을 따져보아야 합니다.
• 비과세 한도: 실비 정산이 아닌 정액 보조금 형태는 원칙적으로 과세 대상이므로, 비과세 처리를 위해서는 반드시 업무 관련성 입증이 선행되어야 합니다.