전기세는 한전과 직접 계약하지만 수도세는 건물주가 납부 후 세입자에게 배분하는 방식인데, 이 경우 수도세 비용 증빙은 어떻게 준비해야 하나요?

수도세와 같이 건물주가 공공요금을 납부한 후 세입자에게 배분하는 경우, 해당 비용에 대한 적격증빙은 건물주로부터 수도요금 납부 영수증 사본과 수도요금 배분 내역서를 수취하여 보관하는 방식으로 준비해야 합니다.

한눈에 보기

• 증빙 방법: 건물주가 한전에 납부한 수도요금 고지서(영수증) 사본과, 이를 세입자별로 배분한 내역서를 함께 보관합니다.
• 비용 인정: 세입자가 실제 부담한 수도요금은 사업 관련 비용으로 인정받을 수 있습니다.
• 주의사항: 세금계산서 발급 대상이 아니므로, 실제 납부 사실을 확인할 수 있는 증빙을 갖추는 것이 핵심입니다.

왜 그런가요?

• 지출증빙 특례: 법인세법 및 소득세법상 사업자가 재화나 용역을 공급받고 대가를 지급할 때는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 적격증빙을 수취해야 합니다. 그러나 수도요금과 같은 공공요금은 세금계산서 발급이 어렵거나 불필요한 경우로 보아, 실제 납부 사실을 확인할 수 있는 영수증과 배분 내역으로 증빙을 갈음할 수 있습니다.
• 배분 내역의 중요성: 건물주가 전체 수도요금을 납부하고 세입자에게 배분하는 경우, 세입자가 부담한 금액이 실제 사용량에 근거한 것임을 입증하기 위해 건물주가 작성한 배분 내역서가 필요합니다.

지금 해야 할 일

1. 증빙 수취: 건물주에게 수도요금 고지서(영수증) 사본을 요청하여 수취합니다.
2. 내역서 작성: 건물주가 세입자별로 배분한 내역서(사용량, 단가, 금액 등이 기재된 문서)를 받아 보관합니다.
3. 대금 지급: 수도요금 배분액을 건물주에게 지급할 때는 가급적 금융기관을 통한 계좌이체로 지급하여 지급 사실을 명확히 남겨두는 것이 좋습니다.
4. 보관: 수취한 증빙서류는 법인세 또는 소득세 신고기한이 경과한 날부터 5년간 보관해야 합니다.

주의할 점

• 건물주가 수도요금을 납부하고 세입자에게 청구하는 금액이 실제 납부액을 초과하는 경우, 그 초과분은 부동산 임대업의 총수입금액에 산입될 수 있습니다. 따라서 실제 납부액과 배분액이 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
• 만약 건물주가 세금계산서를 발급해 줄 수 있는 상황이라면 세금계산서를 수취하는 것이 가장 확실한 증빙이 되지만, 공공요금의 경우 일반적으로는 위와 같은 방식으로 증빙을 관리합니다.