회사 입장에서 근로자에게 경위서 제출을 요청할 때 합당한 절차는 무엇인가요?

회사 입장에서 근로자에게 사건의 경위와 사실관계를 확인하기 위한 경위서 제출을 요청할 때는, 근로자가 객관적인 사실을 기술할 수 있도록 명확한 목적과 범위를 정하여 문서로 요구하는 것이 바람직합니다.

징계 절차의 정당성을 확보하고 불필요한 분쟁을 예방하기 위해 실무적으로 권장되는 절차는 다음과 같습니다.

1. 요청의 목적 명시: 해당 서류가 징계 목적의 '반성문'이나 '시말서'가 아니라, 사건의 발생 일시, 장소, 경위 등 객관적인 사실관계를 파악하기 위한 '경위서'임을 명확히 밝혀야 합니다. 반성이나 사죄를 강요하는 내용은 헌법상 양심의 자유를 침해할 소지가 있어 정당한 업무명령으로 인정받기 어렵습니다.
2. 서면 요청: 구두로 요청하기보다는 요청 사유와 제출 기한을 명시한 서면(이메일 등 포함)으로 전달하여, 추후 근로자가 정당한 업무명령을 거부했음을 입증할 수 있는 근거를 남겨야 합니다.
3. 충분한 소명 기회 보장: 징계위원회 개최 전, 근로자가 사실관계를 정리하고 소명자료를 준비할 수 있도록 충분한 기간을 부여해야 합니다. 촉박한 통보는 절차적 하자로 간주될 수 있습니다.
4. 절차 준수: 취업규칙이나 단체협약에 징계 절차 및 소명 기회 부여에 관한 규정이 있다면 이를 반드시 준수해야 합니다. 규정이 없더라도 징계의 공정성을 위해 징계 혐의 사실을 통지하고 소명 기회를 부여하는 것이 실무상 권장됩니다.

근로자가 사실관계 중심의 경위서 제출을 정당한 이유 없이 거부한다면 이는 업무상 지시 불이행으로 볼 수 있으나, 반성문 성격의 서류 제출을 거부하는 것은 징계 사유가 될 수 없음을 유의하시기 바랍니다.