질병휴직 복직 신청 시 의무기록사본 제출을 요구받았는데 민감 정보인 상담 내역까지 포함해서 제출해야 하나요?

질병휴직 후 복직 신청 시 사용자가 요구하는 의무기록사본에 민감정보인 상담 내역이 포함되어 있다면, 해당 정보가 복직 가능 여부를 판단하는 데 필요한 최소한의 정보인지 확인하고 필요한 범위 내에서만 제출하는 것이 바람직합니다.

개인정보 보호법에 따라 개인정보처리자는 수집 목적에 필요한 최소한의 개인정보만을 수집해야 하며, 민감정보를 처리할 때는 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손되지 않도록 안전성 확보 조치를 해야 합니다. 복직 신청의 핵심은 '질병이 완쾌되어 정상적인 직무 수행이 가능한지'를 입증하는 것이므로, 이를 증명하기 위한 진단서나 소견서가 우선적인 증빙 서류가 됩니다.

복직 신청 시 유의사항

1. 최소 정보 제출 원칙: 의무기록사본 전체를 제출하기보다, 담당 의사와 상의하여 복직 가능 여부를 판단할 수 있는 핵심적인 진단서나 소견서 위주로 제출하는 것을 권장합니다. 상담 내역 등 민감한 사생활 정보가 포함된 기록은 복직 판단과 직접적인 관련이 없다면 제외할 수 있습니다.
2. 사내 규정 및 절차 확인: 각 기관이나 사업장의 인사 실무 매뉴얼에 따라 복직 시 필요한 구비 서류가 정해져 있습니다. 해당 규정에서 요구하는 서류의 범위를 확인하고, 과도한 정보 요구가 있다면 인사 담당 부서에 복직 판단에 필요한 최소한의 정보만 제공하겠다는 의사를 밝히고 협의하시기 바랍니다.
3. 민감정보 보호: 만약 부득이하게 민감정보가 포함된 기록을 제출해야 한다면, 해당 정보가 목적 외로 이용되지 않도록 주의를 기울여야 하며, 제출된 서류는 개인정보 보호법에 따라 안전하게 관리되어야 합니다.

질병휴직은 직무 수행이 불가능한 상태에서 요양을 하는 것이므로, 복직 시에는 정상적인 근무가 가능하다는 의학적 소견이 가장 중요합니다. 따라서 상담 내역 등 민감한 정보가 복직 여부와 무관하다면 이를 제외하고 제출하는 것이 개인정보 보호 측면에서 타당합니다.