SPC 간 공동경비 배분 약정서의 별도 서식이 있는지와 매월 작성하는 안분계산서의 증빙 요건은 무엇인가요?

공동경비 배분 약정서와 매월 작성하는 안분계산서는 법령에서 정한 별도의 법정 서식이 존재하지 않습니다. 따라서 실무적으로는 각 법인 간의 합의 내용을 담은 약정서와 계산 근거를 명시한 안분계산서를 자체적으로 작성하여 보관하시면 됩니다.

1. 공동경비 배분 약정서 작성 요령

약정서는 공동경비의 범위, 배분 기준, 정산 방법 등을 명확히 기재하여야 하며, 다음과 같은 내용을 포함하는 것이 좋습니다.

• 공동경비의 범위: 인건비, 임차료, 광고선전비 등 공동으로 지출하는 비용의 항목
• 배분 기준: 귀하의 경우와 같이 '해당 사업연도의 총자산가액' 비율을 적용한다는 점을 명시
• 정산 주기 및 방법: 매월 또는 분기별 정산 여부 및 대금 지급 방식
• 적용 기간: 선택한 배분 기준을 5개 사업연도 동안 계속 적용한다는 내용

2. 매월 안분계산서의 증빙 요건

안분계산서는 세금계산서와 같은 법정 증빙은 아니지만, 세무조사 시 비용의 적정성을 입증하는 핵심 근거가 됩니다. 따라서 다음 사항이 포함되어야 합니다.

• 비용 발생 내역: 해당 월에 발생한 총 인건비 및 관련 증빙(급여대장 등)
• 배분 산식: (각 SPC별 자산가액 / 총 자산가액) × 총 인건비
• 계산 결과: 각 SPC가 부담해야 할 금액
• 증빙 첨부: 대표 SPC가 수취한 원천징수영수증, 급여 지급 증빙 등을 함께 편철하여 보관

3. 세무상 유의사항

• 세금계산서 미발행: 공동경비 정산은 재화나 용역의 공급이 아닌 비용의 분담이므로 세금계산서를 발행하지 않는 것이 원칙입니다. 다만, 세금계산서 수취분(예: 외부 업체로부터 받은 매입세금계산서)에 대해서는 부가가치세법상 특례 규정을 준용하여 정산할 수 있습니다.
• 증빙 보관: 약정서와 안분계산서, 그리고 실제 비용 지출 증빙(세금계산서, 신용카드 매출전표 등)을 5년간 보관해야 증빙불비가산세 등의 리스크를 방지할 수 있습니다.

구체적인 서식은 없으나, 국세청의 유권해석에 따라 '공동경비 정산내역서'와 같은 명칭으로 객관적인 증빙을 갖추는 것이 중요합니다.