폐기물 처리 비용을 사업용 신용카드로 결제하면 별도의 증빙 서류를 보관하지 않아도 되나요?

사업용 신용카드로 결제한 경우, 해당 거래정보가 국세청에 전송되거나 전사적 자원관리(ERP) 시스템에 보관되는 등 요건을 충족하면 별도의 신용카드 매출전표 원본을 보관하지 않아도 지출증명서류를 수취·보관한 것으로 인정받을 수 있습니다.

증빙 보관 의무 면제 요건

법인세법 및 소득세법에 따라 다음 중 어느 하나에 해당하는 증명자료를 보관하고 있는 경우에는 신용카드 매출전표를 별도로 보관하지 않아도 됩니다.

• 신용카드 월별 이용대금명세서: 신용카드업자로부터 교부받은 명세서를 보관하는 경우
• ERP 시스템 보관: 신용카드업자로부터 거래정보를 전송받아 전사적 자원관리(ERP) 시스템에 보관하고 있는 경우(단, 국세기본법 시행령 제65조의7 요건 충족 필요)
• 국세청 전송 정보: 국세청 현금영수증 홈페이지에 사업용 신용카드로 등록하여 거래정보가 확인되는 경우

주의사항

• 원본 보관이 필요한 경우: 임직원 명의의 개인 신용카드를 사용하여 결제한 후, 해당 거래정보를 신용카드업자로부터 전송받지 않는 경우에는 반드시 지출증명서류(매출전표)를 수취하여 보관해야 합니다.
• 보관 기간: 적격증빙을 수취한 경우 법인세법 및 소득세법에 따라 신고기한 경과 후 5년간 보관해야 합니다.
• 가산세 위험: 적격증빙을 수취하지 않거나 사실과 다른 증빙을 받은 경우, 건당 3만 원을 초과하는 거래에 대해서는 해당 금액의 2%에 해당하는 가산세가 부과될 수 있습니다.

따라서 시스템을 통해 거래정보가 자동으로 관리되지 않는 상황이라면, 추후 세무 조사나 증빙 확인을 대비하여 매출전표 원본을 별도로 철저히 관리하는 것이 가장 안전합니다.