해외출장비 지급 규정이 없는 경우에도 세무상 비용 처리가 가능한가요?

해외출장비 지급 규정이 없더라도 실제 업무 수행을 위해 지출된 비용임이 객관적인 증빙으로 확인된다면 비용 처리가 가능할 수 있으나, 세무상 인정받기 위해서는 사규나 지급기준을 마련하는 것이 원칙입니다.

해외출장비가 세무상 비용(법인의 경우 손금, 개인사업자의 경우 필요경비)으로 인정받기 위한 핵심 요건은 다음과 같습니다.

1. 업무 관련성: 해당 해외여행이 사업의 업무수행상 통상 필요하다고 인정되어야 합니다. 관광 목적이 포함된 경우 업무 관련 기간과 관광 기간을 안분하여 업무와 무관한 비용은 급여로 처리해야 합니다.
2. 객관적 증빙: 항공료, 숙박비 등은 신용카드매출전표, 세금계산서, 계산서, 현금영수증 등 객관적인 증빙서류를 통해 지출 사실을 입증해야 합니다. 증빙이 없는 경우 해당 종업원의 근로소득으로 보아 과세될 수 있습니다.
3. 사회통념상 타당성: 지급 규정이 없더라도 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 비용이거나, 내부통제기능을 감안하여 인정할 수 있는 범위 내의 금액이라면 비용으로 인정될 가능성이 있습니다. 다만, 지급 규정이 없는 경우 세무조사 시 업무 관련성이나 금액의 적정성을 입증하는 데 어려움이 있을 수 있습니다.

따라서 향후 세무 리스크를 방지하기 위해 해외출장비 지급 규정이나 사규를 명문화하여 합리적인 지급 기준을 마련해 두시는 것을 권장합니다.