고유목적사업 준비금으로 학술, 연구, 장학금 등을 지출할 때 세금계산서, 현금영수증, 카드 외에 장학금 현금 지급 시 구비해야 할 증빙 서류는 무엇인가요?

비영리내국법인이 고유목적사업준비금을 사용하여 학술·연구비, 장학금, 기부금 등을 지출할 때는 지출의 목적과 금액, 수령 사실을 객관적으로 입증할 수 있는 증빙서류를 구비하여 5년간 보관해야 합니다.

1. 정규 증빙 수취 대상 거래

재화나 용역을 공급받고 대가를 지급하는 일반적인 거래(물품 구매, 서비스 이용 등)는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 법적 정규 증빙을 수취해야 합니다. 이를 수취하지 않으면 가산세가 부과될 수 있습니다.

2. 장학금 등 현금 지급 시 증빙 구비 방법

장학금이나 생계비처럼 사업자가 아닌 개인에게 직접 현금을 지급하는 경우에는 세금계산서 등을 발급받을 수 없으므로, 지출 사실을 증명할 수 있는 내부 증빙과 금융 증빙을 함께 보관해야 합니다.

• 지급 증빙: 장학금 지급 대장, 수령증(수령인 서명 포함), 지급 결의서 등
• 금융 증빙: 계좌이체 내역서(이체증), 송금 영수증 등
• 기타 증빙: 장학금 지급 규정, 대상자 선정 결과 보고서, 사업 계획서 등 지출의 정당성을 뒷받침하는 내부 문서

3. 증빙 보관 및 관리 유의사항

• 보관 의무: 지출증명서류는 법인세 신고기한 종료일부터 5년간 보관해야 합니다.
• 전산 보관: 장부와 증빙서류를 전산조직을 이용하여 작성·보관하는 경우, 해당 전산 자료를 정보보존장치에 보존하면 원본으로 인정받을 수 있습니다.
• 가산세 예외: 정규 증빙을 수취하지 못했더라도 다른 객관적인 자료(이체증, 수령증 등)에 의해 거래 사실이 확인되면 경비(손금)로 인정받을 수 있으나, 정규 증빙 수취 대상 거래임에도 이를 누락한 경우에는 가산세가 부과될 수 있으므로 주의가 필요합니다.

지출의 신뢰성을 확보하기 위해 지급 목적이 명확히 기재된 내부 결의서와 실제 자금이 이동한 금융 증빙을 반드시 세트로 묶어 관리하시기 바랍니다.