임금대장을 전자문서 형태로 보관해도 법적으로 문제가 없나요?

임금대장을 전자문서 형태로 보존하는 것은 가능하며, 필요할 때 언제든지 출력하여 확인할 수 있는 상태라면 근로기준법 위반으로 보지 않습니다.

임금대장은 근로기준법 제48조 및 동법 시행령 제27조에 따라 작성해야 하며, 근로기준법 제42조에 의해 마지막으로 기입한 날부터 3년간 보존해야 할 의무가 있습니다. 고용노동부 행정해석에 따르면, 임금대장을 전자문서(파일)로 보존하더라도 다음 요건을 충족한다면 법적 보존 의무를 이행한 것으로 인정됩니다.

전자문서 보존 시 유의사항

• 즉시 출력 가능성: 근로감독관의 요구 등 필요 시 언제든지 즉시 출력하여 제출할 수 있어야 합니다.
• 데이터의 안전성: 시스템 파손, 해킹, 바이러스 감염 등으로 인해 데이터가 유실되지 않도록 관리해야 합니다. 만약 관리 소홀로 인해 보존되지 않은 결과가 발생하면 사용자가 법적 책임을 질 수 있습니다.
• 전자문서 요건: 전자문서 및 전자거래 기본법에 따라 전자문서의 내용을 열람할 수 있고, 작성·송신·수신·저장된 때의 형태 또는 재현 가능한 형태로 보존되어야 합니다.

따라서 사내 인사정보시스템 등을 통해 임금대장을 데이터베이스화하여 관리하고, 주기적인 백업을 통해 데이터 유실을 방지하며 필요시 즉시 출력 가능한 체계를 갖추고 있다면 적법한 보존 방법으로 간주됩니다.