근로자 명부와 임금대장을 전자문서로 보관해도 되나요?

임금대장과 같은 근로계약 관련 중요 서류는 전자문서 형태로 작성 및 보존하는 것이 가능합니다.

고용노동부 행정해석에 따르면, 근로기준법상 서류 보존 의무의 입법 취지는 근로관계 분쟁 발생 시 근로자의 권익을 보호하기 위한 근거를 확보하는 데 있습니다. 따라서 임금대장 등을 전자문서로 보존하더라도 필요할 때 언제든지 즉시 출력하여 확인할 수 있는 상태라면 법 위반으로 보지 않습니다.

다만, 전자문서 보존 시 다음 사항에 유의해야 합니다.

• 데이터 관리 책임: 해킹, 바이러스 감염, 시스템 파손 등으로 인해 데이터가 유실될 경우 그 책임은 사용자(사업주)에게 있습니다. 따라서 주기적인 백업 등 안전한 관리 체계를 갖추어야 합니다.
• 출력 가능성: 노동관계 점검이나 근로자의 요청이 있을 때 즉시 서면으로 출력하여 제출할 수 있어야 합니다.
• 원본성 유지: 위·변조 방지 등 전자문서의 신뢰성을 확보할 수 있는 시스템을 사용하는 것이 권장됩니다.

결론적으로, 전자문서 시스템을 통해 상시 열람 및 출력이 가능한 상태로 관리한다면 법적 보존 의무를 이행한 것으로 인정받을 수 있습니다.