직원이 외근 시 개인카드로 식대를 결제하고 청구하는 것이 연말정산이나 세무상 문제가 되나요? 법인카드 사용이 어려울 때 현금 결제 후 영수증을 받아 처리하는 방식은 괜찮은가요?

법인카드를 사용하는 것이 원칙이나, 부득이하게 임직원 개인카드를 사용하여 업무 관련 비용을 지출한 경우에도 적격증빙(신용카드 매출전표)을 수취하여 보관한다면 비용으로 인정받을 수 있습니다. 다만, 연말정산 시 근로자 본인의 신용카드 등 사용금액 소득공제 대상에서는 제외해야 하므로 주의가 필요합니다.

1. 법인세(비용) 처리 측면

법인이 업무와 관련하여 지출한 비용은 법인카드 사용이 원칙입니다. 그러나 임직원 명의의 신용카드로 지출하고 매출전표를 수취한 경우에도, 해당 지출이 업무와 관련되어 있음이 객관적으로 입증된다면 법인의 비용(손금)으로 인정받을 수 있습니다. 단, 이 경우 해당 신용카드 거래정보를 카드사로부터 전송받지 못하는 상황이라면, 지출증명서류를 별도로 수취하여 보관해야 합니다.

2. 연말정산(소득공제) 측면

가장 주의해야 할 점은 연말정산입니다. 조세특례제한법에 따라 사업소득과 관련된 비용이나 법인의 비용을 근로자의 신용카드로 결제한 금액은 '신용카드 등 사용금액 소득공제' 대상에서 제외됩니다. 따라서 직원이 회사 업무로 사용한 개인카드 결제액을 연말정산 시 소득공제 신청 금액에 포함하면, 추후 과다공제로 인한 가산세 등 불이익을 받을 수 있습니다.

3. 현금 결제 및 영수증 처리

현금으로 결제하고 영수증을 받아 처리하는 방식은 가능하지만, 건당 3만 원을 초과하는 거래라면 반드시 적격증빙(세금계산서, 계산서, 현금영수증 등)을 수취해야 합니다. 단순히 간이영수증만으로는 비용 인정이 어려울 수 있으며, 적격증빙 미수취 시 지출 금액의 2%에 해당하는 가산세가 부과될 수 있습니다.

요약 및 권장사항

• 법인카드 사용: 가장 권장되는 방식이며, 위장가맹점이나 업무 무관 장소(골프장, 유흥업소 등) 결제는 피해야 합니다.
• 개인카드 사용: 비용 처리는 가능하나, 연말정산 시 해당 금액을 반드시 소득공제 대상에서 제외하도록 직원에게 안내하십시오.
• 현금 결제: 3만 원 초과 시 반드시 현금영수증 등 적격증빙을 수취하여 보관하십시오.