회사에 외근 시 적용할 식대 규정을 만들고 싶은데 어떻게 해야 하나요?

회사 내 외근 시 식대 규정을 마련할 때는 근로기준법상 근로조건 명시 의무와 소득세법상 비과세 혜택 요건을 모두 고려하여 작성해야 합니다.

1. 근로조건 명시 및 서면 교부 의무

근로기준법 제17조에 따라 임금의 구성항목, 계산방법, 지급방법은 근로계약서에 반드시 명시하고 서면으로 교부해야 하는 중요 근로조건입니다. 따라서 외근 식대 규정을 신설하거나 변경할 경우, 이를 취업규칙이나 근로계약서에 반영하고 근로자에게 서면으로 교부해야 합니다.

2. 소득세법상 비과세 요건 (월 20만 원 한도)

외근 식대를 비과세 근로소득으로 처리하여 근로자의 세 부담을 줄이려면 다음 요건을 충족해야 합니다.

• 실비변상적 성격: 실제 소요되는 비용을 충당하기 위해 지급하는 금액이어야 합니다.
• 지급 기준: 회사의 규칙(취업규칙, 급여규정 등)에 따라 정해진 지급 기준이 있어야 합니다.
• 비과세 한도: 식사·기타 음식물을 제공받지 않는 근로자가 받는 식대는 월 20만 원까지 비과세됩니다.
• 중복 지급 제한: 사내 급식을 제공받으면서 별도로 식대를 받는 경우, 사내 급식은 비과세되나 별도 식대는 과세 대상이 될 수 있습니다. 다만, 일률적으로 급식수당을 받는 근로자가 야간근무 등 시간외 근무를 하여 별도로 제공받는 식사는 비과세에 포함됩니다.

3. 규정 작성 시 포함할 항목

• 지급 대상: 외근을 수행하는 모든 근로자 또는 특정 직무 수행자 등
• 지급 기준: 외근 시간, 외근 장소, 실제 지출 증빙 방법(영수증 제출 여부 등)
• 지급 금액: 1회당 또는 1일당 지급액(월 20만 원 비과세 한도 내 설정 권장)
• 지급 방법: 급여에 포함하여 지급할지, 실비 정산 방식으로 지급할지 여부

4. 유의사항

• 실비 정산 방식: 실제 지출한 항공료, 숙박비, 식비 등을 정산하여 지급하는 경우, 증빙(신용카드 매출전표, 현금영수증 등)이 확인되면 해당 금액은 근로소득에 해당하지 않아 전액 비과세 처리가 가능합니다.
• 취업규칙 변경: 규정 신설이 근로자에게 불리하게 작용하는 경우(예: 기존 수당의 삭감 등)에는 근로자 과반수의 동의를 받아야 하며, 유리하게 변경하는 경우에도 과반수 노조 또는 근로자 과반수의 의견을 들어야 합니다.

구체적인 규정 문구는 회사의 업종과 업무 특성에 맞춰 작성하시되, 세무상 비과세 혜택을 극대화하려면 '실비변상적 성격'을 명확히 하고 증빙 체계를 갖추는 것이 중요합니다.