차량 운행일지 작성 시 업무 외 주행은 어떻게 처리하나요?

업무용승용차 운행기록부 작성 시 업무 외 주행거리는 전체 주행거리에는 포함되지만, 업무용 사용거리에서는 제외되어 업무사용비율을 낮추는 요인이 됩니다.

업무용승용차 비용특례제도에 따라 비용을 인정받기 위해서는 운행기록부를 통해 확인되는 '업무사용비율'만큼만 관련 비용을 손금(필요경비)으로 산입할 수 있습니다. 업무 외 주행은 다음과 같이 처리됩니다.

1. 업무사용비율 산정: 업무사용비율은 '업무용 사용거리 ÷ 총 주행거리'로 계산합니다. 이때 업무 외 주행거리는 분모인 '총 주행거리'에는 포함되나, 분자인 '업무용 사용거리'에는 포함되지 않으므로 결과적으로 업무사용비율이 낮아지게 됩니다.
2. 비용 처리: 계산된 업무사용비율을 전체 관련 비용(감가상각비, 임차료, 유류비, 보험료, 수선비, 자동차세, 통행료 등)에 곱한 금액만이 업무사용금액으로 인정됩니다. 업무 외 주행으로 인해 비율이 낮아지면 그만큼 손금으로 인정받는 금액도 줄어듭니다.
3. 사적 사용분 소득처분: 법인의 경우, 업무용 사용금액에 해당하지 않는 사적 사용분은 해당 사용자에게 소득처분(상여 등)되어 추가적인 소득세 부담이 발생할 수 있습니다.

운행기록부를 작성하지 않는 경우, 관련 비용이 연간 1,500만 원(부동산 임대업 주업 법인 등은 500만 원) 이하일 때는 업무사용비율을 100%로 보아 전액 비용으로 인정받을 수 있으나, 이를 초과하는 경우에는 반드시 운행기록부를 작성하여 업무용 사용분을 입증해야만 초과분에 대한 비용을 인정받을 수 있습니다.