법인의 서류와 문서를 전자화하여 운영하고 추후 감사 시에도 인정받기 위해 갖춰야 하는 요건과 방법은 무엇인가요?

법인이 종이 서식을 전자화문서로 대체해 관리하더라도, 일정 요건을 갖추면 세법상 장부·증거서류를 갖춘 것으로 인정받을 수 있습니다. 다만 모든 문서를 무조건 전자화로 갈음할 수 있는 것은 아니고, 위조·변조가 쉬운 일부 문서는 원본 보존이 필요합니다.

전자화문서로 장부·증거서류를 갖춘 것으로 보는 요건

• 종이문서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 문서(전자화대상문서)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자화문서여야 합니다.
• 그 전자화문서가 전자문서 보관 요건(작성자·수신자·송신·수신 일시 등 보존, 내용 열람 가능, 작성·변환·송신·수신·저장 당시 형태 또는 재현 가능한 형태로 보존)을 모두 갖추어야 합니다.
• 전자화문서가 전자화대상문서와 내용 및 형태가 동일해야 합니다.
• 위 요건을 갖춘 전자화문서를 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 봅니다.

전자화문서로 갈음할 수 없는 문서(원본 보존 필요)

• 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존해야 하는 문서
• 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득·양도 관련 기명날인 또는 서명한 계약서
• 소송 관련 제출·접수 서류 및 판결문 사본(재발급 가능한 서류는 제외)
• 인가·허가 관련 제출·접수 서류 및 인·허가증(재발급 가능한 서류는 제외)

전산조직을 이용해 장부를 작성하는 경우 보존 기준

• 장부·증거서류 전부 또는 일부를 전산조직으로 작성할 수 있으며, 이 경우 처리과정 등을 자기테이프, 디스켓, 그 밖의 정보보존 장치에 보존해야 합니다.
• 보존 기준은 다음 내용을 포함합니다.
  1. 자료 저장, 수정·추가·삭제 절차·방법 등 정보보존 장치의 생산·이용 관련 전자계산조직 개발·운영 기록을 보관할 것
  2. 저장된 자료 내용을 쉽게 확인하거나 문서화할 수 있는 장치·절차가 있고, 필요 시 다른 정보보존 장치에 복제 가능하도록 할 것
  3. 정보보존 장치가 거래내용 및 변동사항을 포괄하고, 과세표준·세액 결정이 가능하도록 검색·이용 가능한 형태로 보존될 것
• 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 이런 기준으로 전산조직 작성·보존하면 그 자체가 원본으로 보아 비치·보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있습니다.

보존기간

• 장부 및 증거서류는 해당 거래사실이 속하는 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존해야 합니다. 역외거래는 7년간입니다.
• 다만 이월결손금 공제 등 특정 사유가 있으면 그 규정에서 정한 날까지 보존해야 합니다.

운영 시 실무 포인트

• 전자화문서로 대체하더라도 거래사실 입증에 필요한 증빙(정규영수증, 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표 등) 수취·보관 의무는 별도로 검토해야 합니다.
• 전자세금계산서처럼 국세청에 전송된 전자문서는 별도 보관 의무가 완화되는 경우가 있으나, 이는 해당 증빙 종류별 규정에 따릅니다.
• 감사 대비 관점에서는 누가, 언제, 어떤 형태로 작성·변환·보관했는지가 추적 가능해야 하며, 내용 열람과 원본 대비 동일성 확인이 가능하도록 관리하는 것이 중요합니다.

요약

• 전자화문서로 장부·증거서류를 대체하려면 동일성·형태 보존·식별정보 보존 요건을 갖추고 공인전자문서센터 보관까지 연결하는 것이 안전합니다.
• 다만 계약서 등 위조·변조가 쉬운 문서는 원본 보존 대상에서 제외되지 않는지 먼저 확인해야 하며, 보존기간과 전산 보존 기준도 함께 갖춰야 감사 시 인정받기 쉽습니다.