무단결근한 근로자가 회사의 연락에 응답하지 않을 때, 회사는 어떤 증빙 기록을 남겨야 하나요?

근로자가 회사 연락에 응답하지 않더라도 근로관계가 자동으로 끝나는 것은 아니므로, 연락을 시도한 사실과 결근 경위, 출근 요구 및 해고 절차를 객관적으로 확인할 수 있는 기록을 남기시는 것이 좋습니다.

무엇을 기록할까요?

• 결근 현황: 결근한 날짜와 시간, 근무표·출퇴근기록, 결근이 확인된 경위를 기록합니다.
• 연락 시도: 전화한 날짜·시간, 발신 번호, 문자·메신저·이메일 등 연락 수단, 전달한 내용과 발송·수신 여부를 남깁니다. 통화가 연결되지 않았거나 메시지를 읽지 않은 경우도 그 상태대로 기록하세요.
• 출근 요구와 회신 기한: 출근 또는 결근 사유 설명을 요청한 날짜, 전달 방법, 회신·출근 요청 기한을 기록합니다. 출근통지서 등을 보냈다면 발송·배달 여부와 근로자에게 전달된 사실을 확인할 수 있는 자료를 보관하세요.
• 근로자의 반응과 회사 조치: 회신이 있었으면 원문과 수신 시각을 보관하고, 회신이 없으면 연락을 시도한 뒤에도 응답이 없었다는 사실을 날짜별로 남깁니다. 동료가 연락을 주고받거나 상황을 확인했다면 확인한 사람과 내용을 함께 적어 두세요.
• 관련 자료: 취업규칙·단체협약의 결근 신고 및 징계 절차, 경고·소명 요청 자료, 근로자가 제출한 진단서 등 결근 사유 자료를 함께 보관합니다.

기록은 사후에 한꺼번에 만들기보다 연락을 시도할 때마다 날짜·시간·방법·결과를 바로 남기고, 문자 원본·이메일·우편 발송 및 배달 자료처럼 원본성이나 전달 여부를 확인할 수 있는 형태로 보존하는 편이 좋습니다. 사실과 다른 추측이나 평가 대신 확인된 사실을 적으세요.

연락 두절만으로 해고가 정당해지는 것은 아닙니다. 결근의 사유와 기간, 연락·출근 요구에 대한 반응, 취업규칙상 절차 등을 함께 검토해야 합니다. 해고한다면 근로기준법 제23조의 정당한 이유가 필요하고, 해고사유와 해고시기는 제27조에 따라 서면으로 통지해야 합니다. 해고예고는 원칙적으로 30일 전이며, 예고하지 않으면 30일분 이상의 통상임금을 지급해야 하지만 법정 예외가 있습니다. 상시 근로자 수 등 사업장 조건에 따라 적용 규정이 달라질 수 있습니다.