시설장이 외근한 시간도 상근 근무시간으로 인정받으려면 어떤 기록을 남겨야 하나요?

시설장이 외근한 시간도 업무 때문에 사업장 밖에서 실제 근무한 시간이라면 근로시간으로 인정될 수 있지만, 법에 정해진 단일한 기록 양식이나 필수 서류 목록은 없습니다. 근로기준법상 근로자에 해당하는지, 외근 중 업무를 수행한 시간과 사용자의 지휘·감독 아래 있던 시간이 무엇인지가 중요합니다.

근로시간을 확인하기 어려운 외근은 원칙적으로 소정근로시간을 일한 것으로 봅니다. 업무상 통상 소정근로시간을 넘겨 일할 필요가 있었다면 업무 수행에 통상 필요한 시간을 근로한 것으로 볼 수 있고, 근로자대표와 서면 합의가 있으면 합의한 시간을 기준으로 합니다. 업무를 위해 사용자의 지휘·감독 아래 대기한 시간도 근로시간에 포함됩니다(근로기준법 제58조, 제50조제3항).

실무상으로는 외근 시간과 업무 내용을 연결해 확인할 수 있도록 다음 자료를 남겨 두시는 것이 좋습니다.

• 사전 외근 지시·승인 기록: 일정, 방문 장소, 업무 목적, 예상 시간과 승인자를 전자결재·업무 메신저 등으로 기록합니다.
• 실제 수행 기록: 방문·상담·점검 일지, 업무 결과보고, 회의 기록, 업무 관련 연락·결재 기록 등을 남깁니다.
• 시간·장소를 확인할 자료: 출발·복귀 시각, 방문처 확인, 교통·주차 기록이나 업무용 기기 접속 기록 등을 보관합니다. 위치정보만으로 실제 근로시간이 모두 증명되는 것은 아니므로 업무 기록과 함께 관리하는 편이 좋습니다.
• 근태 반영 기록: 외근 시작·종료 시각과 휴게시간을 구분해 근태기록에 반영하고, 사후 수정이 있으면 수정 사유와 승인 내역을 남깁니다.

이 자료들은 법정 필수 목록이라기보다 외근이 개인 용무가 아닌 업무였고, 언제부터 언제까지 업무를 수행했는지 설명하는 증거입니다. 단순히 외근 일정이나 이동 사실만으로 외근 시간 전체가 자동 인정되는 것은 아니며, 개인 용무·자유롭게 이용한 시간은 구분해야 합니다. 시설장이 사용자에 가까운 지위인지 근로자인지는 직함만으로 결정되지 않고, 실제로 임금을 목적으로 근로를 제공하며 업무상 지휘·감독을 받는지 등을 살펴야 합니다.