외근 식대를 복리후생비로 처리할 때 주의할 점은 무엇인가요?

외근 식대를 복리후생비로 처리하려면 직원(근로자)의 업무상 식사비인지, 거래처 접대비나 개인 식사비인지를 구분하고 지출 기준과 증빙을 갖추셔야 합니다.

• 직원 식사 지원: 외근 중 직원에게 실제로 제공한 식사나 회사가 부담한 식사비는 직원 복지를 위한 지출로 볼 수 있습니다. 다만 법인세상 복리후생비는 직장회식비 등 열거된 비용과 사회통념상 타당한 범위의 유사 비용에 해당해야 손금으로 인정됩니다. 금액이 과도하거나 일부 직원에게만 사적인 이유로 지급하면 업무 관련성과 타당성을 설명하기 어려울 수 있습니다.
• 거래처와 함께한 식사: 거래처 접대가 주된 목적이라면 복리후생비가 아니라 기업업무추진비(종전 접대비)로 구분하는 것이 적절합니다. 직원 식사비와 거래처 식사비가 섞였다면 참석자와 지출 목적을 기록해 구분하세요.
• 증빙·내부기준: 외근 식대 지급 규정, 외근 일자·업무 내용·직원명, 영수증과 결제내역을 함께 보관하세요. 정액으로 지급한다면 지급 대상과 금액 기준을 일관되게 정하고, 실제 외근 여부 및 지급 내역을 확인할 수 있어야 합니다. 증빙만으로 업무 관련성을 확인하기 어려운 지출은 복리후생비로 인정받지 못할 수 있습니다.
• 직원 급여의 비과세와 구분: 식사를 제공하지 않는 직원에게 지급하는 식사대는 월 20만원 이하 범위에서 비과세가 될 수 있습니다. 반대로 회사가 식사를 제공하면서 별도로 식사대도 지급하면, 별도 식사대는 비과세 대상이 되지 않는 것이 원칙입니다. 이 비과세 판단은 직원의 근로소득 처리 문제이고, 회사 비용을 복리후생비로 손금 처리할 수 있는지와는 별도로 검토해야 합니다.

따라서 외근 때 실제 발생한 식사비를 정산하는 방식인지, 매월 정액 식사대를 지급하는 방식인지에 따라 회계·급여 처리가 달라질 수 있습니다. 회계상 복리후생비로 기록하더라도 업무 관련성, 합리적인 사내 기준, 증빙이 부족하면 세무상 손금으로 인정되지 않을 수 있습니다.