회사의 지출결의서 보관 시 주의사항은 무엇인가요?

회사의 지출결의서 보관 시에는 관련 법령에 따라 정해진 기간 동안 보관해야 하며, 전자적 방식으로 보관하는 경우에도 몇 가지 주의사항을 준수해야 합니다.

주요 내용:

1. 보관 기간: 일반적으로 지출결의서와 같은 증빙서류는 세법상 확정신고기한으로부터 5년간 보관해야 합니다. 다만, 상법에서는 상업장부와 영업에 관한 중요 서류를 10년간 보존하도록 규정하고 있으므로, 중요한 서류의 경우 10년까지 보관하는 것이 안전할 수 있습니다.

2. 전자적 보관 시 주의사항:

   • 원본 보관 의무: 신용카드매출전표, 현금영수증, 전자세금계산서 등은 전자파일로 보관해도 되지만, 일반영수증이나 계약서 등 일부 서류는 원본을 5년간 보관해야 할 수 있습니다.
   • 전자기록 보존 기준 준수: 자료의 저장, 수정, 삭제 등에 관한 기록을 보관하고, 저장된 자료를 쉽게 확인하거나 문서화할 수 있는 장치와 절차를 마련해야 합니다.
   • 데이터 무결성 유지: 전자적으로 보관된 자료가 위조나 변조되지 않도록 보안 조치를 취해야 합니다.

3. 증빙서류의 중요성: 기장을 하는 경우, 증빙서류는 장부 기록의 기초가 되므로 매우 중요합니다. 증빙서류가 제대로 갖춰지지 않으면 실제 지출된 비용도 세법상 비용으로 인정받지 못하여 더 많은 세금을 납부하게 될 수 있습니다.