출장 숙박비 비용처리 시 적격증빙이 반드시 있어야 하나요?

해외 출장의 경우, 국내와 달리 적격 증빙 수취 의무가 면제되므로 영수증 등 기타 증명 서류를 보관하는 것으로 충분합니다. 하지만 국내 출장의 경우, 원칙적으로 적격 증빙을 수취해야 하며, 이를 통해 비용 처리가 가능합니다.

국내 출장 시: 회사의 출장비 지급 규정에 따라 정해진 금액을 지급하는 경우, 지출결의서 등 객관적인 자료로 지급 사실이 확인되면 개별 영수증 없이도 비과세 처리가 가능합니다. 다만, 3만원을 초과하는 지출에 대해서는 적격 증빙이 필요합니다.

해외 출장 시: 해외 출장비는 국내 부가가치세와 무관하므로 매입세액 공제가 적용되지 않습니다. 법인세 및 소득세 신고 시 경비 처리를 위해서는 국외 지출에 대한 '경비 등의 지출증빙서류 수취 특례 규정'이 적용됩니다. 이 규정에 따라, 국내 사업장이 없는 비거주자 또는 외국법인과 거래하거나 국외 거래를 한 경우, 적격 증빙을 수취하지 않더라도 영수증, 입금표 등 기타 증명 서류를 보관하면 증빙불비가산세가 부과되지 않습니다. 따라서 영수증 수취가 어려운 경우에도 일자, 금액 등 상세 내역을 기록하거나 상응하는 증빙 자료를 남겨두는 것이 중요합니다.

주의사항: 업무와 관련 없이 사용한 금액이나 가족 동행 시 발생한 비용은 회사 경비로 인정받기 어렵습니다. 또한, 증빙이 미비할 경우 개인 사용으로 간주되어 상여로 소득 처분될 수 있습니다.