개인카드로 지출한 경조사비를 회계에 반영하고 환급받는 방법은 무엇인가요?

개인카드로 지출한 경조사비는 사업체의 필요경비로 인정받을 수 있으며, 이를 회계에 반영하고 환급받기 위해서는 몇 가지 절차를 따라야 합니다.

결론적으로, 건당 20만 원 이하의 경조사비는 직원 개인카드로 결제했더라도 사업체의 필요경비로 인정받을 수 있습니다. 이를 위해서는 직원으로부터 신용카드 매출전표를 제출받아 필수 기재사항을 확인하고, 해당 금액만큼을 사업체에서 직원 개인 계좌로 입금해야 합니다. 다만, 이렇게 사업체 비용으로 처리된 금액은 직원이 연말정산 시 신용카드 등 소득공제 대상에서 제외해야 합니다.

근거는 다음과 같습니다:

1. 필요경비 인정 기준: 건당 20만 원 이하의 경조사비는 직원 개인카드로 결제했더라도 사업체의 필요경비로 인정받을 수 있습니다. 하지만 건당 20만 원을 초과하는 경조사비는 직원 개인카드로 결제 시 사업체 필요경비로 인정받지 못합니다. 법인카드로 결제 시에만 20만 원 초과 경조사비도 비용 인정이 가능합니다.
2. 증빙 서류: 직원 개인카드로 결제한 금액을 사업체 비용으로 인정받기 위해서는 직원으로부터 신용카드 매출전표를 제출받아야 합니다. 매출전표에는 공급처 사업자등록번호, 결제 카드번호, 결제 일시, 결제 금액 등의 필수 기재사항이 포함되어야 하며, 정보가 가려져 있는 경우 카드사 홈페이지에서 정확한 정보가 표기된 전표를 발급받아야 합니다.
3. 자금 입금: 사업체 비용으로 처리하기 위해서는 결제된 금액만큼을 사업체 계좌에서 직원 개인 계좌로 입금해야 합니다. 이는 결제 건별로 입금하거나, 일정 기간의 비용을 합산하여 입금하는 방식으로 진행할 수 있습니다.
4. 연말정산 시 유의사항: 사업체 필요경비로 처리된 경조사비 지출액은 직원이 연말정산 시 '신용카드 등 소득공제' 대상에서 제외해야 합니다. 이는 근로자가 실제로 지출한 비용이 아니며, 이미 사업체 비용으로 처리되었기 때문입니다.