거래처와 직원에게 상품권을 지급할 때 필요한 증빙서류의 차이점을 알려주세요.

거래처와 직원에게 상품권을 지급할 때 필요한 증빙서류는 회계처리 목적에 따라 차이가 있습니다.

1. 거래처에 지급 시 (접대비)

• 회계처리: 접대비로 처리되며, 사업과 관련하여 거래처와의 관계 유지를 위해 지출하는 비용입니다. 세법상 접대비 한도를 준수해야 합니다.
• 필요 증빙:
  • 상품권 구매 시 사업자 명의의 신용카드 또는 체크카드 매출전표 (건당 1만원 초과 시 적격증빙 필수)
  • 상품권 지급대장 (수령인, 지급일자, 금액 등 명시)
  • 거래처와의 업무 관련성을 증명할 수 있는 자료 (예: 미팅 일정표, 업무 협의 내용 등)
  • 내부 품의서 (구매 및 지급에 대한 결재 문서)

2. 직원에게 지급 시 (복리후생비 또는 급여)

• 회계처리: 복리후생비로 처리하는 것이 일반적이나, 상품권의 성격에 따라 근로소득에 포함되어 원천징수 대상이 될 수 있습니다.
• 필요 증빙:
  • 상품권 구매 영수증
  • 상품권 지급대장 (수령자 서명 포함)
  • 지급 목적과 내역이 명시된 내부 결재 문서
  • 법인카드 또는 계좌이체 사용 내역 (구매 시)

공통 유의사항:

상품권은 재화나 용역이 아니므로 세금계산서나 현금영수증 발행 대상이 아닙니다. 따라서 상품권 구매 시 정규 증빙을 받을 수는 없으나, 지급 사실을 객관적으로 입증할 수 있는 위 서류들을 갖추는 것이 중요합니다. 또한, 상품권 구매는 사업자 명의의 카드로 결제하고 해당 거래 내역을 보관하는 것이 좋습니다.