정액 출장비 지급 규정을 마련할 때 고려해야 할 사항은 무엇인가요?

정액 출장비 지급 규정을 마련할 때에는 업무 관련성, 객관적인 증빙, 정당한 지출 입증, 실비 변상 수준, 그리고 합리적인 내부 규정 마련을 고려해야 합니다.

주요 고려 사항:

1. 업무 관련성: 출장은 반드시 회사의 업무 수행과 직접적인 관련이 있어야 합니다. 출장의 목적, 장소, 기간 등이 업무와 합리적으로 연결되어야 합니다.
2. 객관적 증빙: 회사의 출장비 지급 규정이나 출장비 정산서 등 객관적으로 거래 사실을 입증할 수 있는 자료를 갖추어야 합니다. 이는 세무 조사 시 손금 인정 여부를 판단하는 중요한 근거가 됩니다.
3. 정당한 지출 입증: 출장 업무와 관련하여 실제로 정당하게 지출되었음을 입증할 수 있어야 합니다. 허위 출장이나 가공 경비 계상은 손금 부인의 대상이 될 수 있습니다.
4. 실비 변상 수준: 지급되는 출장비는 실비 변상의 수준을 넘어서는 안 됩니다. 과도하게 지급되는 경우, 초과분은 급여로 간주되어 과세될 수 있습니다.
5. 합리적인 내부 규정: 임직원의 실제 출장 활동을 고려한 합리적인 내부 규정을 마련해야 합니다. 이는 출장비 지급의 형평성과 투명성을 확보하는 데 도움이 됩니다.

주의사항:

• 거래 건당 3만원을 초과하는 경우 정규 증빙을 수취하지 않으면 증빙 불비 가산세가 적용될 수 있습니다.
• 실제 출장 사실을 입증할 수 있는 최소한의 증빙(예: 교통비 영수증)을 첨부하는 것이 좋습니다.
• 국세청 예규에 따르면, 일정한 지급 규정에 따라 지급되는 실비 변상 수준의 여비교통비는 구체적인 증빙이 없어도 법인의 손금으로 인정될 수 있습니다.