복리후생비로 인정받기 위한 내부 규정 마련 절차는 무엇인가요?

복리후생비를 세법상 손금으로 인정받기 위해서는 명확한 내부 규정을 마련하는 것이 중요합니다. 이는 비용 처리의 투명성을 확보하고 세무 조사 시 발생할 수 있는 불이익을 예방하는 데 도움이 됩니다.

1. 내부 규정 마련 절차

• 규정 수립: 복리후생비의 대상, 범위, 지급 기준, 한도 등을 명확히 규정합니다. 예를 들어, 식대, 경조사비, 교육비, 피복비 등 각 항목별로 지급 대상(전 직원, 특정 직급 등)과 지급 금액 또는 기준을 구체적으로 명시해야 합니다.
• 사내 승인 절차 마련: 복리후생비 지출에 대한 내부 승인 절차를 수립합니다. 신청서 제출, 관련 부서 검토, 대표이사 승인 등의 단계를 거치도록 하여 지출의 적정성을 확보합니다.
• 문서화 및 공표: 마련된 규정과 승인 절차를 문서화하고, 전 직원에게 공지하여 모든 임직원이 내용을 인지하도록 합니다.
• 증빙 관리: 복리후생비 지출 시 관련 증빙 서류(영수증, 세금계산서, 지급결의서 등)를 철저히 수집하고 보관합니다. 특히 건당 3만원 초과 시에는 적격증빙을 확보해야 합니다.

2. 규정 마련 시 유의사항

• 공평성: 복리후생비는 특정 임직원에게만 편중되지 않고, 전 직원 또는 합리적인 기준에 따라 다수에게 공평하게 제공되어야 합니다. 그렇지 않을 경우 급여로 간주되어 근로소득세가 부과될 수 있습니다.
• 사회통념상 타당성: 지출되는 비용이 사회통념상 타당한 범위 내에 있어야 합니다. 과도하거나 비정상적인 지출은 손금으로 인정받기 어렵습니다.
• 법령 준수: 관련 법령(법인세법 시행령, 소득세법 등)에서 정한 복리후생비 인정 요건 및 항목을 준수해야 합니다.