경조사비 지급 시 필요한 사내 규정 마련 방법은 무엇인가요?

경조사비를 복리후생비로 처리하기 위해서는 다음과 같은 사내 규정을 마련하는 것이 좋습니다.

1. 대상 및 범위 명확화: 임직원 및 그 가족의 결혼, 장례 등 경조사 발생 시 지급함을 명시하고, 지급 대상과 범위를 구체적으로 정합니다. 또한, '사회통념상 타당한 금액'을 지급하도록 규정하여 직위, 급여 수준, 회사 규모 등을 고려하도록 합니다.
2. 지급 한도 설정: 법적으로 정해진 경조사비 지급 한도는 없으나, 과도한 지출은 손금불산입될 위험이 있으므로 회사 내부 기준(예: 1인당 연간 일정 금액 이하)을 설정하는 것이 좋습니다.
3. 승인 절차 규정: 경조사비 지급 신청부터 검토, 승인, 회계 처리까지의 절차를 명확히 합니다. 일반적으로 부서장 또는 인사 담당자의 검토 후 대표이사의 승인을 거쳐 회계 전표를 처리하도록 규정합니다.
4. 증빙 자료 보관: 경조사 사실을 확인할 수 있는 증빙 자료(청첩장, 부고장, 문자 메시지, 계좌이체 내역 등)와 지급 결의서를 5년간 보관하도록 규정합니다. 이는 세무 신고 시 증빙 자료로 활용됩니다.
5. 회계 처리 방법 명시: 경조사비는 복리후생비(법인세법 시행령 제45조)로 계상하며, 만약 지급액이 사회통념상 타당한 범위를 초과할 경우 해당 초과액은 근로소득으로 간주하여 처리하도록 명시합니다.

이러한 규정을 마련하고 준수하면 세무 당국의 손금산입 판단에 부합하여 경조사비를 적절하게 처리할 수 있습니다.