다른 사업자와 공동으로 사용하는 사무실 비용을 계좌이체로 납부할 때, 비용 처리를 위한 공동 사용 계약서나 약정서 양식이 있나요?

공동 사무실 비용을 처리하기 위해 반드시 갖추어야 할 법정 서식은 없으나, 비용의 사업 관련성과 실제 지출 사실을 입증하기 위해 공동 사용 계약서나 약정서를 작성하여 보관하는 것이 좋습니다.

한눈에 보기

• 필수 서류: 법정 양식은 없으나, 공동 사용의 목적, 비용 분담 비율, 분담 방법 등이 명시된 공동 사용 계약서(약정서)를 작성해야 합니다.
• 증빙 관리: 계좌이체 내역만으로는 부족하며, 적격증빙(세금계산서, 현금영수증 등)을 수취하거나 공동경비 분담 내역을 증명할 수 있는 서류를 갖추어야 합니다.
• 보관 의무: 관련 증명서류는 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관해야 합니다.

왜 그런가요?

사업소득금액을 계산할 때 필요경비로 인정받으려면 해당 비용이 사업과 직접 관련이 있고, 객관적으로 파악될 수 있는 증명서류가 있어야 합니다. 특히 공동 사무실처럼 여러 사업자가 비용을 나누어 부담하는 경우, 단순히 계좌이체만으로는 해당 지출이 본인의 사업과 어떤 관련이 있는지, 왜 그 금액을 부담했는지 입증하기 어렵습니다. 따라서 공동 사용 계약서를 통해 비용 분담의 근거를 마련하고, 실제 지출 증빙과 함께 관리해야 세무상 불이익을 방지할 수 있습니다.

지금 해야 할 일

1. 계약서 작성: 공동 사용자와 협의하여 사무실 임차료, 관리비, 통신비 등 공동경비의 항목과 분담 비율을 정하고 이를 문서화하세요.
2. 증빙 수취: 공동경비 지출 시 상대방 사업자로부터 세금계산서나 현금영수증 등 적격증빙을 수취하거나, 공동경비 분담 내역을 명확히 기록하세요.
3. 서류 보관: 작성한 계약서와 매월 지출한 계좌이체 내역, 적격증빙 등을 함께 묶어 5년간 보관하세요.

주의할 점

• 자동 인정 불가: "계좌이체 했으니 다 경비"라는 생각은 위험합니다. 사업 관련성이 명확하지 않거나 가사 관련 비용이 섞여 있다면 필요경비로 인정되지 않을 수 있습니다.
• 증빙의 중요성: 건당 거래금액이 3만 원을 초과하는 경우 적격증빙 수취가 원칙이므로, 공동경비 지출 시에도 이를 준수해야 합니다.