매년 회계결산 감사 과정에서 급여대장 등 급여담당자가 준비하거나 수행해야 할 업무는 무엇인가요?

회계결산 감사 시 급여담당자는 급여의 적정성, 퇴직급여충당금 설정, 그리고 원천징수 이행의 정확성을 입증할 수 있는 자료를 준비해야 합니다. 외부감사인은 회사가 지급한 급여가 실제 근로 제공의 대가인지, 세법 및 회계기준에 따라 적절히 처리되었는지를 검증합니다.

준비해야 할 주요 자료

1. 급여 관련 증빙: 급여대장, 급여명세서, 원천징수이행상황신고서(1월~12월), 지급명세서 등 급여 지급 사실을 확인할 수 있는 서류를 준비하세요.
2. 퇴직급여 관련 자료: 퇴직급여 지급규정(취업규칙), 퇴직급여충당금 설정 내역(엑셀 산출 근거), 퇴직연금(DB/DC) 가입 확인서 및 부담금 납입 증빙을 준비해야 합니다.
3. 인사 관련 서류: 사내 조직도, 취업규칙, 고용계약서 등 임직원의 근로 조건을 확인할 수 있는 서류가 필요합니다.
4. 기타 수당 및 복리후생: 연차수당 산출 근거, 비과세 급여 항목에 대한 증빙, 사내근로복지기금 지원 내역 등을 정리해 두어야 합니다.

수행해야 할 주요 업무

1. 급여대장과 회계장부 대조: 급여대장상의 총급여액과 회계장부(손익계산서상 급여 계정)가 일치하는지 확인하고, 차이가 있다면 그 원인(예: 미지급 급여, 비과세 항목 등)을 소명할 수 있어야 합니다.
2. 퇴직급여충당금 검증: 퇴직급여 지급 대상 임직원 명단과 퇴직급여 추계액 산출 근거를 검토하여 세법상 한도 내에서 적정하게 설정되었는지 확인합니다.
3. 원천징수 적정성 확인: 매월 신고한 원천징수세액과 실제 지급한 급여액이 일치하는지, 연말정산 시 공제 항목이 적절하게 반영되었는지 점검합니다.
4. 현실적 퇴직 여부 확인: 퇴직급여 지급 시 세법상 '현실적인 퇴직' 요건을 충족했는지(예: 임원 연임, 중간정산 등) 관련 증빙을 갖추어야 합니다.

주의할 점

• 임원 급여 및 상여: 임원에게 지급된 급여나 상여가 정관이나 주주총회 결의 등 적법한 절차와 기준에 따라 지급되었는지 확인이 필요합니다.
• 특수관계인 거래: 지배주주 등 특수관계인에게 정당한 사유 없이 과도한 보수를 지급하지 않았는지 검토해야 합니다.
• 증빙 보관: 모든 급여 지급 내역과 원천징수 관련 서류는 확정신고기한 종료일부터 5년간 보관해야 하므로, 감사 시 즉시 제출할 수 있도록 체계적으로 관리하세요.