10년 보관 증빙서류 중 전자적 방식이 아닌 원본 보관이 필수인 문서는 무엇인가요?

등기·등록이 필요한 자산의 계약서, 소송 관련 서류, 인·허가증 등은 전자화문서로 변환하여 보관하더라도 원본 보관 의무가 면제되지 않습니다.

원본 보관이 필수인 문서

「국세기본법」 및 「관세법」 등 관련 법령에 따라, 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관하더라도 다음의 서류는 위·변조 위험이 높아 원본을 별도로 보관해야 합니다.

• 상법 등 다른 법령에 따라 원본 보관이 의무화된 문서: 관련 법령에서 원본 보관을 명시한 경우
• 자산 취득 및 양도 관련 계약서: 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인하거나 서명한 계약서
• 소송 관련 서류: 소송과 관련하여 제출하거나 접수한 서류 및 판결문 사본 (단, 재발급이 가능한 서류는 제외)
• 인·허가 관련 서류: 인가·허가와 관련하여 제출하거나 접수한 서류 및 인·허가증 (단, 재발급이 가능한 서류는 제외)

주의할 점

• 재발급 가능 여부: 소송 서류나 인·허가증의 경우, 행정기관 등을 통해 재발급이 가능한 서류라면 원본 보관 의무에서 제외될 수 있습니다.
• 전자화문서의 효력: 위에서 언급한 원본 필수 보관 대상이 아닌 일반적인 증빙서류는 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따라 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관하면 종이문서 보관을 갈음할 수 있습니다.
• 가산세 리스크: 증빙서류를 성실하게 작성·보관하지 않거나 사실과 다른 증빙을 수취하는 경우, 관련 법령에 따라 가산세가 부과될 수 있으므로 주의가 필요합니다.