개인 차량으로 출장 시 유류비는 어떻게 정산해야 하나요?

개인 차량을 업무용으로 이용하고 유류비를 정산받는 경우, 회사의 내부 규정에 따른 지급 기준과 실제 지출 증빙을 갖추어야 비과세 혜택을 받을 수 있습니다.

한눈에 보기

• 비과세 요건: 종업원 소유 차량을 직접 운전하여 업무에 이용하고, 실제 여비 대신 회사의 지급 기준에 따라 받는 금액 중 월 20만 원 이내의 금액은 실비변상적 급여로 보아 비과세됩니다.
• 증빙 관리: 실제 소요된 유류비 등을 정산받는 경우, 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서 등 적격 증빙을 통해 업무 관련성을 입증해야 합니다.

왜 그런가요?

• 실비변상적 성질: 업무 수행을 위해 지출한 비용을 보전받는 것은 근로소득으로 보지 않습니다. 다만, 정액으로 지급받는 '자기차량운전보조금'은 월 20만 원까지만 비과세되며, 이를 초과하는 금액은 근로소득에 포함되어 과세됩니다.
• 중복 지급 불가: 시내 출장 등에 따른 실제 여비를 별도로 지급받으면서 동시에 자기차량운전보조금을 받는 경우, 보조금 전액이 근로소득으로 과세될 수 있습니다.
• 차량 소유 요건: 비과세 적용을 받으려면 해당 차량은 반드시 종업원 본인 명의(부부 공동명의 포함)여야 하며, 타인 명의 차량은 비과세가 불가능합니다.

지금 해야 할 일

1. 사내 규정 확인: 회사의 여비 지급 규정에 차량 이용에 관한 지급 기준이 명시되어 있는지 확인하세요.
2. 증빙 수집: 실제 유류비를 정산받는 방식이라면 주유 영수증 등 객관적인 증빙 자료를 꼼꼼히 챙겨야 합니다.
3. 지급 방식 결정: 정액 보조금(월 20만 원 한도)으로 받을지, 실제 지출액을 정산받을지 회사의 방침에 따라 결정하세요.

주의할 점

• 출퇴근 비용: 직원의 출퇴근 편의를 위해 지급하는 교통보조금은 자기차량운전보조금 비과세 대상에 해당하지 않습니다.
• 중복 근무: 2개 이상의 회사에 근무하며 각각 보조금을 받는 경우, 합산하여 월 20만 원까지만 비과세됩니다.