직원 개인 차량을 업무용으로 사용할 때 운행기록부를 작성하지 않으면 비용 처리가 불가능한가요?

업무용승용차 운행기록부를 작성하지 않더라도 연간 1,500만원(부동산임대업 주업 법인 등은 500만원) 한도 내에서는 관련 비용을 손금(필요경비)으로 인정받을 수 있습니다.

다만, 해당 한도를 초과하는 금액에 대해서는 운행기록부를 작성하지 않으면 비용으로 인정받을 수 없으므로 주의가 필요합니다. 구체적인 내용은 다음과 같습니다.

• 비용 인정 범위: 업무용승용차 관련 비용(감가상각비, 임차료, 유류비, 보험료, 수선비, 자동차세, 통행료 등)이 연간 1,500만원 이하인 경우, 운행기록부 작성 없이도 전액 비용 처리가 가능합니다.
• 초과분 처리: 연간 관련 비용이 1,500만원을 초과하는 경우, 운행기록부를 작성하지 않으면 '1,500만원 ÷ 실제 관련 비용'의 비율만큼만 업무사용비율로 인정되어 비용 처리가 제한됩니다.
• 필수 요건: 운행기록부 작성 여부와 관계없이, 법인은 업무전용자동차보험에 반드시 가입해야 합니다. 보험에 가입하지 않은 경우 관련 비용은 전액 손금불산입(필요경비 불산입)됩니다.
• 개인사업자 주의사항: 개인사업자 중 성실신고확인대상자 및 전문직 사업자는 업무전용자동차보험 가입 의무가 있으며, 미가입 시 관련 비용의 50%만 필요경비로 인정됩니다.

따라서 차량 관련 비용이 연간 1,500만원을 초과할 것으로 예상된다면, 실제 업무 사용 비율을 입증하기 위해 운행기록부를 성실히 작성하고 비치하는 것이 유리합니다.