퇴사자의 개인정보를 5년 이상 보관해야 하는 경우는 언제인가요?

퇴사자의 개인정보는 다른 법령에 따라 보존 의무가 있는 경우 파기하지 않고 보관할 수 있으며, 주요 보존 대상과 기간은 다음과 같습니다.

1. 근로기준법에 따른 서류 보존: 사용자는 근로자 명부, 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직에 관한 서류 등 근로계약에 관한 중요한 서류를 근로관계가 끝난 날(퇴직일)부터 3년간 보존해야 합니다.
2. 세법상 증빙서류 보존: 법인세법 및 소득세법에 따라 사업과 관련된 거래 증빙서류(세금계산서, 신용카드 매출전표 등)는 해당 과세기간의 법정신고기한이 지난날부터 5년간 보존해야 합니다. 퇴사자와 관련된 급여 지급 내역이나 원천징수 관련 서류 등이 이에 해당할 수 있습니다.
3. 연구·인력개발비 세액공제 관련: 연구개발 활동과 관련된 증빙서류(연구계획서, 보고서, 연구노트 등)는 부과제척기간을 고려하여 5년간 보존할 의무가 있습니다.
4. 개인정보 보호법상 분리 보관: 법령에 따라 개인정보를 파기하지 않고 보존해야 하는 경우, 해당 개인정보는 다른 개인정보와 분리하여 저장·관리해야 합니다.

따라서 단순히 퇴사자라는 이유만으로 5년 보관이 의무화되는 것은 아니며, 세법상 증빙 자료나 연구개발비 세액공제 등 특정 법령에서 요구하는 보존 기간이 5년인 경우에 한하여 해당 기간 동안 보관해야 합니다. 보존 기간이 경과한 개인정보는 복구 또는 재생되지 않도록 지체 없이 파기해야 합니다.